Архівний відділ

На виконання Плану розвитку архівної справи на 2019 рік архівним відділом у першому півріччі 2019 року проводилась така робота:

1. На упорядковані документи фонду Костопільське об’єднане управління Пенсійного фонду України Рівненської області, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– описи №1 справ постійного зберігання за 2011-2017 роки на 67 справ та за 2018-2019 роки на 11 справ;

– описи №1-к справ з кадрових питань за 2011-2017 роки на 52 справи та за 2018-2019 роки на 55 справ;

Також складено акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2008-2016 роки на 807 справ та за 2013, 2015 роки на 137 справ.

До описів складено супутні документи : продовження до історичної довідки, передмови, титульні аркуші та засвідчувальні написи до описів.

Описи та акт розглянуті ЕК архівного відділу.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 78 справ прийняті на державне зберігання.

Документи згаданої установи подавались на розгляд ЕПК двічі. Другий раз документи подавались востаннє, оскільки установа припинила свою діяльність як юридична особа і буде виключена зі Списку №1.

2. На упорядковані документи фонду Яполотська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2001-2016 роки на 98 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 32 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 2001-2016 роки на 20 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 2001-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2001-2016 роки на 39 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 480  справ.

Описи та акт розглянуті ЕК архівного відділу.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 98 справ прийняті на державне зберігання.

3. На засіданні експертної комісії архівного відділу розглянуто та схвалено:

1). Документи Костопільського районного суду, а саме:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2014-2017 роки на 25 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2014-2017 роки на 16 справ;

– опис №3-ЦП справ постійного зберігання (цивільні справи) за 2014-2017 роки на 23 справи;

– опис №4-КТ справ тривалого зберігання (кримінальні справи) за 2014-2017 роки на 137 справ;

– опис №5-ЦТ справ тривалого зберігання (цивільні справи) за 2014-2017 роки на 905 справ;

– опис №6 справ постійного зберігання, які не передаються на державне зберігання за 2014-2017 роки на 82 справи;

– опис №7-АП справ постійного зберігання (адміністративні справи) за 2005-2008 роки на 4 справи;

– опис №8-АПП справ постійного зберігання (про адміністративні правопорушення) за 2009-2011 роки на 22 справи.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи на державне зберігання не приймались.

2). Номенклатури справ:

– Костопільського районного суду (номенклатура також погоджена ЕПК держархіву області);

         – Служби дітей Костопільської РДА;

         – Відділу освіти молоді та спору Малолюбашанської сільської ради (ОТГ);

         – Сектору молоді і спорту Костопільської РДА.

3). Інструкції з діловодства:

– Управління праці та соціального захисту населення Костопільської РДА;

– Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі Рівненської області;

– Сектору агропромислового розвитку Костопільської РДА.

5. Перевірено наявність документів 5 фондів у кількості 318 справ, які були передані на зберігання до Державного архіву Рівненської області.

6. Виконано 103 запита соціально-правового характеру.

З них: 82 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 20 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  1 – негативна довідка з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2018 року загальна кількість запитів зменшилась на 43 (29%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

Проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Відділ агропромислового розвитку Костопільської РДА. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.

7. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ районного суду, служби дітей Костопільської РДА, відділу освіти, молоді та спорту Малолюбашанської сільської ради, сектору молоді та спорту Костопільської РДА, Костопільської міської ради з питань складання номенклатури справ та внесення до неї змін.

Проведена експертиза цінності документів на предмет виявлення в діловодстві документів НАФ та надана консультація зі складання номенклатури справ комунальним закладам Рівненської обласної ради:

• Костопільська спеціальна загальноосвітня школа-інтернат І-ІІ ступенів;
• Костопілський обласний ліцей-інтернат ІІ-ІІІ ступенів фізичної культури і спорту.

Надана консультація директору комунальної установи Костопільської районної ради «Костопільський інклюзивно-ресурсний центр №1» з питань складання номенклатури та розроблення положень про архівний підрозділ та експертну комісію.

За звітний період проведено 5 консультацій (в т.ч. 3 – установ Списку №3).

8. До архівного відділу звернулось 8 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Мащанська, Малолюбашанська, Деражненська, Золотолинська, Яполотська, Дюксинська сільські ради) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 118 справ за 1991-2009 роки.

1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2016 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості  134 справи прийняті на державне зберігання.

2. На упорядковані документи фонду Малостидинська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 140 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 16 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 23 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1996-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 43 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1993-2016 роки на 616 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 140 справ прийняті на державне зберігання.

3. На упорядковані документи фонду Мащанська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2002-2017 роки на 138 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 27 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 2002-2017 роки на 28 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1992-2017 роки на 3 справи;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2002-2018 роки на 31 справу;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 407 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 138 справ прийняті на державне зберігання.

4. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 21 справа прийняті на державне зберігання.

5. Проведено перероблення опису №1 на 30 справ фонду Колгосп «Горинь», село Звіздівка за 1951-1964 роки. Опис схвалений експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

6. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Підлужненської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Малостидинської сільської ради:

в) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад.

г) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Упорядкування та описування документів Управління здійснило власними силами.

– опис №1 справ постійного зберігання за 2007-2015 роки на 58 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2007-2015 роки на 35 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області;

Документи у кількості 58 справ прийняті на державне зберігання.

д) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Мащанської сільської ради:

е) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         є) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         ж) акти №1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2001 рік на 1462 справи, за 2002 рік на 1308 справ, за 2003 рік на 1392 справ, за 2004 рік на 2023 справи, за 2005-2006 роки на 1901 справу, за 2007-2010 роки на 2470 справ, за 2001-2009 роки на 1470 справ відповідно Костопільського районного суду;

         з) положення про експертну комісію:

    – Гутянської сільської ради;

    – відділу освіти Костопільської РДА;

    – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

к) положення про архівний підрозділ:

    – відділу освіти Костопільської РДА.

              – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

          л) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – районного територіального центру соціального обслуговування

                пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян

                Костопільської районної ради Рівненської області;

             – сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

             – архівного відділу Костопільської РДА.

         м) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – відділу освіти Костопільської РДА. Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

н) інструкції з діловодства:

    – Костопільської районної державної адміністрації;

    – Відділу культури і туризму Костопільської РДА;

    – Управління агропромислового комплексу Костопільської РДА;

    – Управління Державного казначейства України у Костопільському

       районі;

    – Архівного відділу Костопільської РДА;

    – Служби дітей Костопільської РДА.

7. Виконано 222 запита соціально-правового характеру.

З них: 153 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 58 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  11 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з 2017 роком загальна кількість запитів збільшилась на 73 (49%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

8. В архівному відділі були проведені екскурсії:

– для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської

ОТГ – 08.02.2018;

– для учнів 4 класу (11 чол.) ЗОШ І-ІІІ ступенів №5 – 18.10.2018;

         – для учнів 2 класу (10 чол.) ЗОШ І-ІІІступенів №4 – 18.10.2018.

9. В архівному відділі проходили практику 2 студенти:

– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс;

– Національного університету Острозька академія –ІІ курс;

10. Проведено 2 комплексних перевіряння роботи діловодної та архівної служб установ Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі та Костопільська районна спілка споживчих товариств. Керівників установ проінформовано про результати перевірки.

         Також проведено 1 огляд організації діловодства і стану збереженості документів НАФ та документів з кадрових питань у відділі освіти Костопільської РДА.

11. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питань відбору та проведення експертизи цінності документів, упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення.

Надана консультація відповідальним працівникам Костопільського відділення Рівненської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління ДФС у Рівненській області, ЦРЛ та Костопільської міської ради щодо відбору документів НАФ, проведення їх експертизи цінності для передачі до архівного відділу та внесення до акту про вилучення для знищення.

         У зв’язку з утворенням відділу освіти, молоді та спорту Малолюбашанської сільської ради (ОТГ) надано консультацію інспектору відділу  щодо розроблення положень про ЕК, архівний підрозділ та номенклатуру справ відділу.

Надана консультація відповідальним працівникам міської ради з виходом в установу щодо упорядкування бухгалтерських документів та з кадрових питань.

Надана консультація відповідальному працівнику Управління Пенсійного фонду України у Костопільському районі у зв’язку з реорганізацією щодо складання описів на документи постійного зберігання та з кадрових питань.

Надана консультація відповідальним працівникам за архів установ, документи яких прийнято на державне зберігання з питань упорядкування та описування документів. А саме:

   * Підлужненської сільської ради;

   * Малостидинської сільської ради;

   * Мащанської сільської ради.

Ця робота фіксується в журналі обліку проведеної роботи з відповідальними за ведення діловодства та архівні підрозділи підприємств, установ, організацій. У 2018 році проведено 10 навчань консультативного характеру (в т.ч. 2 – установи Списку №3).

12. До архівного відділу звернулось 9 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Звіздівська, Деражненська, Пеньківська, Яполотська, Пісківська сільські ради та Костопільська міська рада) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 147 справ за 1982-2000 роки. 3 громадянам необхідні рішення знайдено.

Завантажити (DOC, 145KB)

1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2016 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.

2. На упорядковані документи фонду Малостидинська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 140 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 16 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 23 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1996-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 43 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1993-2016 роки на 616 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 140 справ прийняті на державне зберігання.

3. На упорядковані документи фонду Мащанська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2002-2017 роки на 138 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 27 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 2002-2017 роки на 28 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1992-2017 роки на 3 справи;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2002-2018 роки на 31 справу;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 407 справ.

Описи та акт направлені на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

4. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 21 справа прийняті на державне зберігання.

5. Проведено перероблення опису №1 на 30 справ фонду Колгосп «Горинь», село Звіздівка за 1951-1964 роки. Опис схвалений експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

6. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Підлужненської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Малостидинської сільської ради:

в) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад.

г) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Упорядкування та описування документів Управління здійснило власними силами.

– опис №1 справ постійного зберігання за 2007-2015 роки на 58 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2007-2015 роки на 35 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області;

д) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Мащанської сільської ради:

е) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         є) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         ж) акт №1 про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2001 рік на 1462 справи Костопільського районного суду;

         з) положення про експертну комісію:

    – Гутянської сільської ради;

    – відділу освіти Костопільської РДА;

    – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

к) положення про архівний підрозділ:

    – відділу освіти Костопільської РДА.

              – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

          л) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – районного територіального центру соціального обслуговування

                пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян

                Костопільської районної ради Рівненської області;

             – сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

             – архівного відділу Костопільської РДА.

         м) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – відділу освіти Костопільської РДА. Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

н) інструкції з діловодства:

    – Костопільської районної державної адміністрації;

    – Відділу культури і туризму Костопільської РДА;

    – Управління агропромислового комплексу Костопільської РДА;

    – Управління Державного казначейства України у Костопільському

       районі;

    – Архівного відділу Костопільської РДА.

7. Виконано 193 запита соціально-правового характеру.

З них: 135 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 48 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  10 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 60 (45%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

8. В архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.

9. В архівному відділі проходили практику 2 студенти:

– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс;

– Національного університету Острозька академія –ІІ курс;

10. Проведено 2 комплексних перевіряння роботи діловодної та архівної служб установ Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі та Костопільська районна спілка споживчих товариств. Керівників установ проінформовано про результати перевірки.

         Також проведено 1 огляд організації діловодства і стану збереженості документів НАФ та документів з кадрових питань у відділі освіти Костопільської РДА.

11. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питань відбору та проведення експертизи цінності документів, упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення.

Надана консультація відповідальним працівникам Костопільського відділення Рівненської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління ДФС у Рівненській області, ЦРЛ та Костопільської міської ради щодо відбору документів, проведення їх експертизи цінності для передачі до архівного відділу та внесення до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

         За звітний період проведено 10 консультацій (в т.ч. 1 – установа Списку №3).

У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).

12. До архівного відділу звернулось 9 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Звіздівська, Деражненська, Пеньківська, Яполотська, Пісківська сільські ради та Костопільська міська рада) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 147 справ за 1991-2000 роки.

1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2016 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.

2. На упорядковані документи фонду Малостидинська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 140 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 16 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 23 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1996-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 43 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1993-2016 роки на 616 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 140 справ прийняті на державне зберігання.

3. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 21 справа прийняті на державне зберігання.

4. Проведено перероблення опису №1 на 30 справ фонду Колгосп «Горинь», село Звіздівка за 1951-1964 роки.

5. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Підлужненської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Малостидинської сільської ради:

в) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад:

г) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         д) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         е) положення про експертну комісію:

    – Гутянської сільської ради;

    – відділу освіти Костопільської РДА;

є) положення про архівний підрозділ:

    – відділу освіти Костопільської РДА.

         ж) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – районного територіального центру соціального обслуговування

                пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян  

                Костопільської районної ради Рівненської області;

             – сектору молоді і спорту Костопільської РДА.

         з) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – відділу освіти Костопільської РДА. Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

6. Виконано 146 запитів соціально-правового характеру.

З них: 102 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 37 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  7 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 47 (49%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення. 

7. В архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.

8. В архівному відділі проходили практику 2 студенти:

– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс;

– Національного університету Острозька академія –ІІ курс;

9. Проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.

         Проведено 1 огляд організації діловодства і стану збереженості документів НАФ та документів з кадрових питань у відділі освіти Костопільської РДА.

10. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питань відбору та проведення експертизи цінності документів, упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення.

Надана консультація відповідальним працівникам Костопільського відділення Рівненської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління ДФС у Рівненській області та ЦРЛ щодо відбору документів, проведення їх експертизи цінності для передачі до архівного відділу та внесення до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

         За звітний період проведено 6 консультацій.

У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).

11. До архівного відділу звернулось 8 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Звіздівська, Деражненська, Пеньківська, Яполотська, Пісківська сільські ради та Костопільська міська рада) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 111 справ за 1991-2000 роки.

1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2018 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.

2. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Проекти описів справ направлені на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

3. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи Підлужненської сільської ради:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2018 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

– акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

б) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

в) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         г) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         д) положення про експертну комісію Гутянської сільської ради;

         е) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

                   – районного територіального центру соціального обслуговування

                      пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян

                      Костопільської районної ради Рівненської області;

                   – сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

5. За 3 місяці 2018 року виконано 97 запитів соціально-правового характеру.

З них: 71 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 22 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  4- негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 47 (94%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

         08.02.2018 в архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.

         В І кварталі 2018 року в архівному відділі проходили практику 2 студенти:

         – Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс (з 26.01.2018 по 08.02.2018);

         – Національного університету Острозька академія –ІІ курс (з 16.02.2018 по 10.03.2018);

         В І кварталі 2018 року проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.

– В І кварталі 2018 року в індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питання упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення. Ця робота фіксується у журналі обліку проведеної роботи з відповідальними за ведення діловодства та архівні підрозділи підприємств, установ, організацій. За звітний період проведено 4 консультації (в т.ч. 1 – установа Списку №3). У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).

         До архівного відділу звернулось 6 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 92 справи.

Завантажити (DOC, 143KB)

Аналіз звіту про виконання плану розвитку архівної справи за 2017 рік показує, що архівний відділ виконав заплановані завдання.

В 2017 році прийнято на державне зберігання 618 одиниць зберігання при плані 310 од.зб., що складає 99% перевиконання плану. Це документи Костопільської райдержадміністрації (268 справ), Постійненської сільської ради (97 справ). Поза планом прийнято на державне зберігання документи Управління Держгеокадастру у Костопільському районі (62 справи), у зв’язку з припиненням його діяльності, як юридичної особи, Колгоспу «Правда», с.Золотолин (53 справи) та Колгоспу «Зоря» с.Жалин  (138 спр.). Документи колгоспів не були описані, описи на них не були затверджені Експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

         Подано на схвалення експертно-перевірній комісії (ЕПК) Держархіву області 1312 одиниць зберігання управлінської документації при плані 354 одиниці зберігання, що складає 271% перевиконання плану. Перевиконання плану в цьому випадку досягнуто за рахунок описування документів Костопільського районного суду та Управління Держгеокадастру у Костопільському районі, колгоспів «Правда» та «Зоря», що не передбачалось планом. Документи Костопільського районного суду на державне зберігання до архівного відділу не прийняті, оскільки відповідно до вимог чинного законодавства мають зберігатись у архіві суду не менше 50-75 років.

Подано на погодження ЕПК 205 справ з особового складу при плані 60 од.зб., що 241% більше ніж передбачено планом. Перевиконання плану цих показників пов’язано також з описуванням документів Костопільського районного суду та Управління Держгеокадастру у Костопільському районі.

         ЕК архівного відділу схвалено не передбачені планом описи на управлінську документацію тимчасового зберігання на 4133 од.зб. та описи справ з кадрових питань (особового складу) на 74 од.зб. установ Списку №3.

Заплановано та перевірено 6 установ Списку №1 щодо стану діловодства та архівної справи – це сільські ради та їх виконавчі комітети.

Виконано 149 запитів соціально-правового характеру при плані 80. Передбачити активність громадян неможливо. Тому річний план з виконання запитів перевиконано на 86%. Переважали запити про надання копій рішень органів місцевого самоврядування та про підтвердження трудового стажу. Їх надійшло відповідно 119 і 17. У порівнянні з 2016 роком загальна кількість запитів збільшилась на 41 (38%). Здійснити прогноз збільшення чи зменшення кількості звернень тієї чи іншої тематики також неможливо. Громадяни використовують своє конституційне право на звернення. При умові, що в архівному відділі є у наявності запитувані документи, запити задовольняються 100%. У разі відсутності таких документів, заявнику видається негативна довідка про відсутність документів та надаються рекомендації, про можливе місцезнаходження запитуваних документів.

Переконавшись на власному досвіді, що семінари з відповідальними за ведення діловодства та архівний підрозділ установ не дають бажаного результату, тобто не підвищують рівень їх знань, архівний відділ практикує надавати методичну та консультативну допомогу в індивідуальному поряду особисто чи по телефону. В 2012-2015 роках усім установам Списку №1, а це  35 установ, була надана консультативно-методична допомога з питань діяльності архівних підрозділів.

В 2017 році в індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архів 19 установ (15 із них – Списку №1). Надавалась методична допомога в розробці індивідуальної номенклатури справ, положень про архівні підрозділи та ЕК, інструкції з діловодства, паспорта архіву установи, з питання упорядкування справ, складання описів, акту про вилучення документів для знищення. Розроблені методичні заготовки Положень про ЕК та архівний підрозділ окремо установ Списку №1 та №3, Планів роботи ЕК та архівного підрозділу, про упорядкування документів, складання описів, складання паспорта установи та інші. Створено та поповнено електронну базу рішень органів місцевого самоврядування, з якими найчастіше звертаються громадяни району.

В 2017 році начальник архівного відділу залучався до проведення семінару з відповідальними працівниками приватних підприємств щодо збереження документів та передачі їх до архівної установи (Трудового архіву) у разі ліквідації підприємства. Семінар організовано Управлінням Пенсійного фонду у Костопільському районі.

         Проведена робота з розшуку відсутніх справ. В 2017 році знайдено 7 справ , що були оголошені в розшук.

Архівний відділ має достатню площу архівосховищ, які повністю укомплектовані стелажним обладнанням. Ступінь завантаження стелажного обладнання – 75%.  Функціонує протипожежно – охоронна сигналізація.

18 серпня 2017 року у приміщенні архівного відділу була організована виставка фото та архівних документів, присвячених Дню Державного Прапора України та Дню незалежності України.

09 жовтня 2017 року у приміщенні архівного відділу була організована виставка матеріалів, присвячених створенню Української Повстанської Армії та її керівника – Романа Шухевича.

Відповідно до штатного розпису, в архівному відділі працює 2 особи: начальник відділу та головний спеціаліст.

Зважаючи на викладене, можна зробити висновок, що умови для роботи у відділі створені, а працівники відділу докладають багато зусиль, щоб покращити стан розвитку архівної справи в районі. Збільшення штатної чисельності відділу до 3 одиниць суттєво прискорило б рух уперед.

В районі діє комунальна установа «Трудовий архів» (заснований, як юридична особа 13.03.2014). Кількість штатних одиниць – 3, площа архівосховищ – 150,8 м². В Трудовому архіві зберігаються 18871 справа з особового складу 170 ліквідованих підприємств. Трудовим архівом виконано 456 запитів з соціально-правових питань (1224 довідки).