Нечипорук Валентина Іванівна

Начальник архівного відділу

 

Ковтко Галина Іванівна

Головний спеціаліст архівного відділу

 

Посадова інструкція

Положення про відділ

Контакти

Телефон: 2-15-60

Пошта:

Графік роботи

Понеділок – Четвер:

9:00 до 18:15

П’ятниця

09:00 – 17:00

Субота – Неділя:

вихідні


ЗВІТ про роботу архівного відділу Костопільської райдержадміністрації та виконання плану розвитку архівної справи за 9 місяців 2019 року
Індекси Основні напрями роботи Одиниця виміру План Факт % виконання
1 2 3 4 5 6
 

1.

 

Організаційна  та правова робота

 

       
1.1. Кількість  підготовлених та внесених в установленому порядку проектів документів (розпоряджень, доручень голів райдержадміністрацій, рішень міських голів) з питань розвитку архівної справи, із них прийнятих документ 1
1.2. Кількість проведених конференцій, засідань «круглих столів» тощо захід
1.3. Кількість судових позовів:        
пред’явлених архівною установою до юридичних та фізичних осіб позов х
пред’явлених до архівної установи позов х
1.4. Кількість протоколів, складених за порушення законодавства про НАФ та архівні установи протокол х
 

2.

 

Розвиток архівної справи

 

       
2.1. Приймання від юридичних та фізичних осіб на зберігання документів НАФ :        
  управлінської документації од. зб. 510 176 35
  документів особового походження од. зб.
  документів із кадрових питань (особового складу) од. зб.
2.2. Робота комісій  з проведення експертизи цінності документів      
2.2.1. Подання на схвалення ЕПК описів на:      
управлінську документацію од. зб. 560 386 69
документи особового походження

 

од. зб.
2.2.2. Подання на погодження ЕПК:                                                                                                                                                                                                                           
описів справ з кадрових питань (особового складу) од. зб. 85 162 191
номенклатур справ номенклатура 1 2 200
2.2.3. Схвалення ЕК архівного відділу:      
інструкцій з діловодства інструкція 3
положень про служби діловодства положення
положень про ЕК положення 1
положень про архівні підрозділи положення 1
2.3. Експертиза цінності управлінської документації, що зберігається в архівному відділі од. зб.
2.4. Науково – технічне  опрацювання документів на договірних засадах:      
управлінської документації постійного зберігання од. зб.
управлінської документації тимчасового зберігання од. зб.
документів із кадрових питань (особового складу) од. зб.
2.5. Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в юридичних особах-джерелах формування НАФ      
2.5.1. Проведено перевірок:      
комплексних перевірка 3 2 67
тематичних перевірка
контрольних перевірка
2.5.2. Кількість проведених оглядів забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства в юридичних особах-джерелах формування НАФ огляд
2.5.3. Заходи з підвищення кваліфікації працівників служб  діловодства, архівних підрозділів та членів експертних комісій юридичних осіб:      
кількість семінарів, організованих архівним відділом семінар
кількість проведених семінарів (курсів), до яких залучалися працівники архівного відділу семінар

(курси)

 

3.

 

 

Забезпечення збереженості  документів НАФ

 

       
3.1. Оправлення та підшивка документів од. зб.
3.2. Картонування документів од. зб. 510 176 35
3.3 Перекартонування документів од. зб.
3.4. Перевіряння наявності документів од. зб. 315 318 101
 

4.

 

Використання інформації документів НАФ

 

       
4.1.

Робота із запитами

     
4.1.1.

Надійшло всього,

запит 140 141 101

з них:

     

прийнятих на особистому прийомі

запит 140 106 76
4.1.2. Виконання запитів:      
 тематичних, всього запит
 з позитивним результатом запит
майнових, всього запит 115
з позитивним результатом запит 114
 соціально – правового характеру, всього: запит 26
  з позитивним результатом запит 25
4.1.3. Кількість виконаних запитів із рекомендацією звернутися  за можливим місцем зберігання  документів

запит

4.2. Підготовка:    
виставок документів виставка
радіопередач радіопередача
телепередач телепередача
публікацій в пресі публікація
онлайн-виставок виставка/кількість документів
4.3. Організація роботи користувачів у читальному залі:      
зареєстровано користувачів користувач 8 8 100
у т.ч. іноземних громадян користувач
кількість відвідувань відвідування 8
кількість виданих  одиниць зберігання    од. зб. 100 118 118
 

5.

 

Зміцнення матеріально – технічної бази архівів

 

     
5.1. Приміщення:      
заміна приміщень будівля / кв. м.
отримання додаткових приміщень будівля / кв. м.

 

 

5.2. Ремонт приміщень будівля / кв. м.
5.3. Збільшення протяжності стелажного обладнання (стелажних полиць) будівля / пог. м.
5.4. Встановлення сигналізації:      
пожежної будівля
охоронної будівля
5.5. Ремонт сигналізації:      
пожежної будівля
охоронної споруда
5.6. Встановлення / ремонт автоматичних систем пожежогасіння встановлення / ремонт
5.7. Встановлення / ремонт системи кондиціювання та вентиляції повітря встановлення / ремонт
5.8. Оброблення дерев’яних конструкцій вогнезахисним розчином будівля / пог.м.
5.9. Встановлення / ремонт системи внутрішнього відеоспостереження встановлення / ремонт
5.10. Встановлення / ремонт системи зовнішнього відеоспостереження встановлення / ремонт

 

Начальник архівного відділу

Костопільської

райдержадміністрації                                                                          Валентина НЕЧИПОРУК

 

30.09.2019

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до звіту про роботу архівного відділу Костопільської райдержадміністрації

та виконання плану розвитку архівної справи

за 9 місяців 2019 року

 

 

 

Розділ 1.  Організаційна та правова робота

 

  1. За 9 місяців 2019 року підготовлено та внесено в установленому порядку проект розпорядження голови райдержадміністрації «Про затвердження Положення про архівний відділ Костопільської районної державної адміністрації», який прийнятий 18 лютого 2019 року за №81.
  2. За 9 місяців 2019 року питання розвитку архівної справи в районі на засіданнях колегій та нарадах не розглядались.
  3. За 9 місяців 2019 року конференції, засідання «круглих столів» не проводились.
  4. За 9 місяців 2019 року наукові дослідження (розробки) у діяльність архівного відділу не впроваджувались.
  5. За 9 місяців 2019 року змін у штатному розписі архівного відділу не відбулось.

 

Розділ 2.  Розвиток архівної справи

 

  1. За 9 місяців 2019 року прийнято на зберігання документи таких установ:

– Костопільського об’єднаного управління Пенсійного фонду України Рівненської області (2 рази);

– Яполотської сільської ради.

  1. За 9 місяців 2019 року ЕК архівного відділу погоджено інструкцію з діловодства:

– Управлінню праці та соціального захисту населення;

– Управлінню державної казначейської служби України у Костопільському районі;

– Сектору агропромислового розвитку Костопільської райдержадміністрації.

  1. За 9 місяців 2019 року упорядковано власними силами установ:

– управлінської документації постійного зберігання – 386 спр.;

– тривалого зберігання – 1042 спр.

– з кадрових питань (особового складу) – 162 спр.

  1. За 9 місяців 2019 року здійснено комплексні перевірки архівної та діловодної служби:

– Відділу агропромислового розвитку Костопільської райдержадміністрації;

– Відділу культури і туризму Костопільської райдержадміністрації.

  1. За 9 місяців 2019 року семінарів з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб, організованих архівним відділом, не проводилось.
  2. За 9 місяців 2019 року до проведення семінарів (курсів) з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб працівники архівного відділу не залучались.

Підвищення кваліфікації працівників відповідальних за ведення діловодства та архів установ проводиться в індивідуальному порядку.

 

Розділ 3.  Забезпечення збереженості документів.

 

  1. Документи в архівосховищах розміщені оптимально. Постійно проводиться контроль за наявністю та фізичним станом документів. За необхідності поліпшується фізичний стан документів (змінюється оправлення справ, справи перепрошиваються і т.п.).
  2. За 9 місяців 2019 року проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 5 фондів (318 справ), а саме:

– Ф.64 – Колгосп ім. Кузнєцова, с.Маща Костопільського району – 53 спр.

– Ф.73 – Колгосп ім. Ватутіна, с.Підлужне Костопільського району –

105 спр.;

– Ф.87 – Колгосп ім.Леніна, с.Іваничі Костопільського району – 25 спр.;

– Ф.89 – Колгосп ім.Шевченка, с.Головин Костопільського району –

39 спр.;

– Ф.193 – Колгосп ім.Щорса, с. Малий Мидськ Костопільського району –

96 спр.

  1. За 9 місяців 2019 року до архівосховищ архівного відділу надійшли документи частини 2 фондів, а саме:

– Костопільського об’єднаного управління Пенсійного фонду України Рівненської області – 67 спр. за 2011-2017 роки;

– Костопільського об’єднаного управління Пенсійного фонду України Рівненської області – 11 спр. за 2018-2019 роки;

– Яполотської сільської ради Костопільського району – 98 спр. за 2001-2016 роки.

  1. За 9 місяців 2019 року жодної із справ, які розшукуються, не знайдено.
  2. В архівному відділі зберігається 49 мішків виборчої документації тимчасового строку зберігання.
  3. За 9 місяців 2019 року перескладено 7 карток фондів установ, документи яких надійшли та вибули з архівосховища.
  4. За 9 місяців 2019 року записи до Списку фондів не вносились.

До Книги надходжень внесено 8 записів:

  • 3 записи про надходження документів;
  • 5 записів про вибуття документів.

 

Розділ 4.  Використання інформації документів НАФ

 

  1. За 9 місяців 2019 року виставки, радіо-, телепередачі та публікації в пресі не проводились.
  2. За 9 місяців 2019 року лекції та екскурсії з використанням інформації документів НАФ не проводились.
  3. За 9 місяців 2019 року переважали майнові запити. Їх надійшло – 115. Запитів соціально-правового характеру надійшло – 26 (про підтвердження стажу – 24 (1 з них – негативна); про заробітну плату – 1)

 

Розділ 5. Зміцнення матеріально – технічної бази архівного відділу

 

  1. За 9 місяців 2019 року кошти з державного чи місцевого бюджету для зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу не виділялись.
  2. За 9 місяців 2019 року матеріально-технічна база архівного відділу за рахунок спецкоштів не зміцнювалась.

Спецкошти, які є в наявності використовуються для заправки картриджів, оплати земельного податку тощо. Проте кошти не використовуються в повному обсязі через зауваження фінансової інспекції, яка проводила перевірку діяльності райдержадміністрації. У ціну послуг архівного відділу була включена заробітна плата, яка повинна повертатись до держбюджету, а це близько 85% вартості послуг.

 

 

Начальник архівного відділу

Костопільської райдержадміністрації                          Валентина НЕЧИПОРУК

30.09.2019

 

 

Інформація Архівного відділу Костопільської районної державної адміністрації про стан упорядкування документів установ Списку № 1, затвердження на них описів та передавання на державне зберігання у 2019 році
№ з/п Назва фонду установ списку № 1, документи якого зберігаються в архівному відділі По який рік включно документи передані до держ

архіву області

По який рік включно документи постійного зберігання упорядковані і описи на них затверджені ЕПК держархіву області По який рік включно документи постійного зберігання прийняті в архівний відділ Кількість справ постійного збе-рігання, що знаходяться в установі понад встановлені строки   (по 2011 рік включно) Кількість не впорядкованих

справ

постійного зберігання, що знаходяться в установі (по 2016 рік включно)

1 2 3 4 5 6 7
1 Районна державна адміністрація         – 2007 (за 2001-2007 рр.)

2016 (за 2008-2016рр.)

2016
2 Районна рада     1992 2007 (за 2003-2007 рр.) 2007 80 180
3 Міська рада     1991 2014 (за 2001-2014 рр.) 2014 60
4 Великомидська сільська рада     1981 1997 1997 84 114
5 Великостидинська сільська рада     1960 2015 (за 1996-2015 рр.) 2015 6
6 Головинська сільська рада     1990 2003 2003 48 78
7 Гутянська сільська рада     1989 2011 (за 1992-2011 рр.) 2011 30
8 Деражненська сільська рада     1989 2007 (за 1999-2007 рр.) 2007 24 54
Деражненська ОТГ (18.12.2016)
9 Дюксинська сільська рада     1988 2011 (за 1989-2011 рр.) 2011 30
Об’єднана з Деражненською с.р.
10 Звіздівська сільська рада     1990 1996 1996 90 120
11 Злазненська сільська рада     1990 2000 2000 66 96
12 Золотолинська сільська рада     1989 1996 1996 90 120
13 Малолюбашанська сільська рада     1981 2010 (за 2001-2010 рр.) 2010 6 36
Малолюбашанська ОТГ (24.12.2017)
14 Маломидська сільська рада     1990 2001 2001 60 90
15 Малостидинська сільська рада     1981 2016 (за 1998-2016 рр.) 2016
16 Мащанська сільська рада     1981 2017 (за 2002-2017 рр.) 2017 Об’єднана з М.Любашанськ. с.р.
Фонд закритий (недіючий)
17 Мирненська сільська рада     1981 1998 1998 78 108
Об’єднана з М.Любашанськ. с.р.
18 Пеньківська сільська рада     1981 2016 (за 1987-2016 рр.) 2016 Об’єднана з Пісківською с.р.
Фонд закритий (недіючий)
19 Підлужненська сільська рада     1990 2016 (за 1998-201 рр.) 2016
20 Пісківська сільська рада     1990 2000 2000 66 96
Пісківська ОТГ (31.07.2016)
21 Постійненська сільська рада     1990 2016 (за 2001-2016 рр.) 2016 Об’єднана з Деражненською с.р.
Фонд закритий (недіючий)
22 Яполотська сільська рада     1990 2016 (за 2001-2016 рр.) 2016
23 Костопільське районне управління юстиції _ 2012 (за 1999-2012 рр.)

2016 (за 2012-2016 рр.)

2016 ЛІКВІДОВАНЕ в 2016 році
Фонд закритий (недіючий)   
24 Костопільський районний суд 2013 (за 1946-2013 рр.)

2017 (за 2014-2017 рр.)

25 Управління Державної казначейської служби в Костопільському районі 2006 (за 2001-2006 рр.)

2015 (за 2007-2015 рр.)

2015 8
26 Контрольно-ревізійний відділ в Костопільському районі          – 2011 (за 1994-2011 рр.) 2011 Вилучений зі списку№1 в 2013 р.

ЛІКВІДОВАНИЙ в 2012 році

Фонд закритий (недіючий)
27 Костопільська міжрайонна державна податкова інспекція          – 132 162
Припинила діяльність як юридична особа.
28 Фінансове управління  райдержадміністрації 1981 2006 (за 2001-2006 рр.) 2006 30 60
29 Управління статистики в Костопільському районі 1991 2007 (за 1981-2007 рр.)

2012 (за 2008-2012 рр.)

2012 ВИЛУЧЕНЕ ЗІ

СПИСКУ №1 в 2013 році

Фонд закритий (недіючий)
30 Костопільський районний відділ земельних ресурсів 2006 (за 1996-2006 рр.)

2017 (за 2007-2017 рр.)

2017 Припинив діяльність як юридична особа.

Фонд закритий (недіючий)

31 Управління агропромислового розвитку Костопільської РДА 1975 1975 1975 216 246
32 Костопільська районна спілка споживчих товариств 1991 2001 2001 50 75
33 Відділ освіти Костопільської райдержадміністрації 1970 1970 (за 1944-1970 рр.) 1970 246 276
34 Відділ культури Костопільської райдержадміністрації 1981 2011 (за 1998-2011 рр.) 2011 30
35 Костопільська центральна районна лікарня 1975-МК

1970-Оп1

1975 216 246
36 Управління Пенсійного фонду 2010 (за 1999-2010 рр.)

2017 (за 2011-2017 рр.)

2019 (за 2017-2019 рр.)

2019 Припинив діяльність як юридична особа
Фонд закритий (недіючий)
37 Районний центр зайнятості 2006 (за 1992-2006 рр.)

2010 (за 2007-2010 рр.)

2010 6 36
Припинив діяльність як юридична особа.
38 Рада профспілки працівників сільського господарства 1981 1983 1983 81 87
Вилучена зі списку №1 в 2013 році
39 Рада профспілки працівників держустанов 1980 90 96
Вилучена зі списку №1 в 2013 році
40 Районна рада профспілки працівників освіти і науки України 1986 72 78
Вилучена зі списку №1 в 2013 році
41 Рада профспілки працівників медичних установ 1988 66 72
Вилучена зі списку №1 в 2013 році
42 Рада профспілки працівників культури 1988 66 72
Вилучена зі списку №1 в 2013 році
43 Місцевий комітет профспілки працівників споживчої кооперації 1970 1983 1983 81 87
Вилучений зі списку №1 в 2013 році
 

РАЗОМ

 

2044                  

 

2849

Примітка: виділені дати – робота, проведена архівним відділом починаючи з 2008 року.

 

Начальник архівного відділу                                                                                                                                 В.Нечипорук

Про роботу архівного відділу Костопільської райдержадміністрації

Архівний відділ Костопільської райдержадміністрації діє на підставі Положення, затвердженого розпорядженням голови райдержадміністрації 18 лютого 2019 року №81.

Відділ є структурним підрозділом райдержадміністрації із статусом юридичної особи публічного права, підзвітний і підконтрольний голові районної державної адміністрації та державному архіву області.

Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, розпорядженнями голови районної державної адміністрації, наказами директора державного архіву області, а також положенням про відділ.

  Завданнями відділу є:

– реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території району;

– координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

– внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

– здійснення контролю за діяльністю архівних підрозділів установ і забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

– розгляд в установленому порядку звернень громадян;

– координація роботи Трудового архіву.

  Для проведення експертизи цінності документів відділ утворив експертну комісію.

   Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.

В архівному відділі зберігаються документи 69 фондів, (35 із них – діючі) у кількості 10731 одиниць зберігання за 1944-2019 роки.

 Це документи, що створюються в діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та документи колишніх колгоспів.

Архівний відділ надає довідки (витяги, копії) на запити громадян на безоплатній основі.

 В районі створений та діє Трудовий архів для централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.

При ліквідації підприємств, установ, організацій усіх форм власності керівники цих установ зобов’язані передати документи з кадрових питань до Трудового архіву.

А саме: накази про прийняття на роботу, переміщення, переведення, сумісництво, звільнення з роботи, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду), зміну біографічних даних, заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок, всі види відпусток та відряджень для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, довгострокові відрядження в межах України та за кордон та інші документи відповідно до Переліку, затвердженого наказом міністерства юстиції України 14.03.2013 №430/5.

Про виконання Плану розвитку архівної справи протягом І півріччя 2019 року

На виконання Плану розвитку архівної справи на 2019 рік архівним відділом у першому півріччі 2019 року проводилась така робота:

  1. На упорядковані документи фонду Костопільське об’єднане управління Пенсійного фонду України Рівненської області, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– описи №1 справ постійного зберігання за 2011-2017 роки на 67 справ та за 2018-2019 роки на 11 справ;

– описи №1-к справ з кадрових питань за 2011-2017 роки на 52 справи та за 2018-2019 роки на 55 справ;

Також складено акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2008-2016 роки на 807 справ та за 2013, 2015 роки на 137 справ.

До описів складено супутні документи : продовження до історичної довідки, передмови, титульні аркуші та засвідчувальні написи до описів.

Описи та акт розглянуті ЕК архівного відділу.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 78 справ прийняті на державне зберігання.

Документи згаданої установи подавались на розгляд ЕПК двічі. Другий раз документи подавались востаннє, оскільки установа припинила свою діяльність як юридична особа і буде виключена зі Списку №1.

  1. На упорядковані документи фонду Яполотська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2001-2016 роки на 98 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 32 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 2001-2016 роки на 20 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 2001-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2001-2016 роки на 39 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 480  справ.

Описи та акт розглянуті ЕК архівного відділу.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 98 справ прийняті на державне зберігання.

  1. На засіданні експертної комісії архівного відділу розглянуто та схвалено:

1). Документи Костопільського районного суду, а саме:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2014-2017 роки на 25 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2014-2017 роки на 16 справ;

– опис №3-ЦП справ постійного зберігання (цивільні справи) за 2014-2017 роки на 23 справи;

– опис №4-КТ справ тривалого зберігання (кримінальні справи) за 2014-2017 роки на 137 справ;

– опис №5-ЦТ справ тривалого зберігання (цивільні справи) за 2014-2017 роки на 905 справ;

– опис №6 справ постійного зберігання, які не передаються на державне зберігання за 2014-2017 роки на 82 справи;

– опис №7-АП справ постійного зберігання (адміністративні справи) за 2005-2008 роки на 4 справи;

– опис №8-АПП справ постійного зберігання (про адміністративні правопорушення) за 2009-2011 роки на 22 справи.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи на державне зберігання не приймались.

2). Номенклатури справ:

– Костопільського районного суду (номенклатура також погоджена ЕПК держархіву області);

         – Служби дітей Костопільської РДА;

         – Відділу освіти молоді та спору Малолюбашанської сільської ради (ОТГ);

         – Сектору молоді і спорту Костопільської РДА.

3). Інструкції з діловодства:

– Управління праці та соціального захисту населення Костопільської РДА;

– Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі Рівненської області;

– Сектору агропромислового розвитку Костопільської РДА.

5. Перевірено наявність документів 5 фондів у кількості 318 справ, які були передані на зберігання до Державного архіву Рівненської області.

  1. Виконано 103 запита соціально-правового характеру.

З них: 82 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 20 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  1 – негативна довідка з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2018 року загальна кількість запитів зменшилась на 43 (29%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

Проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Відділ агропромислового розвитку Костопільської РДА. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.

7. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ районного суду, служби дітей Костопільської РДА, відділу освіти, молоді та спорту Малолюбашанської сільської ради, сектору молоді та спорту Костопільської РДА, Костопільської міської ради з питань складання номенклатури справ та внесення до неї змін.

Проведена експертиза цінності документів на предмет виявлення в діловодстві документів НАФ та надана консультація зі складання номенклатури справ комунальним закладам Рівненської обласної ради:

  • Костопільська спеціальна загальноосвітня школа-інтернат І-ІІ ступенів;
  • Костопілський обласний ліцей-інтернат ІІ-ІІІ ступенів фізичної культури і спорту.

Надана консультація директору комунальної установи Костопільської районної ради «Костопільський інклюзивно-ресурсний центр №1» з питань складання номенклатури та розроблення положень про архівний підрозділ та експертну комісію.

За звітний період проведено 5 консультацій (в т.ч. 3 – установ Списку №3).

8. До архівного відділу звернулось 8 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Мащанська, Малолюбашанська, Деражненська, Золотолинська, Яполотська, Дюксинська сільські ради) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 118 справ за 1991-2009 роки.

Про виконання Плану розвитку архівної справи на 2018 рік
  1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2016 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості  134 справи прийняті на державне зберігання.

  1. На упорядковані документи фонду Малостидинська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 140 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 16 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 23 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1996-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 43 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1993-2016 роки на 616 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 140 справ прийняті на державне зберігання.

  1. На упорядковані документи фонду Мащанська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2002-2017 роки на 138 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 27 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 2002-2017 роки на 28 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1992-2017 роки на 3 справи;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2002-2018 роки на 31 справу;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 407 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 138 справ прийняті на державне зберігання.

  1. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 21 справа прийняті на державне зберігання.

  1. Проведено перероблення опису №1 на 30 справ фонду Колгосп «Горинь», село Звіздівка за 1951-1964 роки. Опис схвалений експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.
  1. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Підлужненської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Малостидинської сільської ради:

в) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад.

г) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Упорядкування та описування документів Управління здійснило власними силами.

– опис №1 справ постійного зберігання за 2007-2015 роки на 58 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2007-2015 роки на 35 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області;

Документи у кількості 58 справ прийняті на державне зберігання.

д) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Мащанської сільської ради:

е) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         є) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         ж) акти №1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2001 рік на 1462 справи, за 2002 рік на 1308 справ, за 2003 рік на 1392 справ, за 2004 рік на 2023 справи, за 2005-2006 роки на 1901 справу, за 2007-2010 роки на 2470 справ, за 2001-2009 роки на 1470 справ відповідно Костопільського районного суду;

         з) положення про експертну комісію:

    – Гутянської сільської ради;

    – відділу освіти Костопільської РДА;

    – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

к) положення про архівний підрозділ:

    – відділу освіти Костопільської РДА.

              – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

          л) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – районного територіального центру соціального обслуговування

                пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян

                Костопільської районної ради Рівненської області;

             – сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

             – архівного відділу Костопільської РДА.

         м) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – відділу освіти Костопільської РДА. Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

н) інструкції з діловодства:

    – Костопільської районної державної адміністрації;

    – Відділу культури і туризму Костопільської РДА;

    – Управління агропромислового комплексу Костопільської РДА;

    – Управління Державного казначейства України у Костопільському

       районі;

    – Архівного відділу Костопільської РДА;

    – Служби дітей Костопільської РДА.

 

  1. Виконано 222 запита соціально-правового характеру.

З них: 153 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 58 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  11 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з 2017 роком загальна кількість запитів збільшилась на 73 (49%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

  1. В архівному відділі були проведені екскурсії:

– для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської

ОТГ – 08.02.2018;

– для учнів 4 класу (11 чол.) ЗОШ І-ІІІ ступенів №5 – 18.10.2018;

         – для учнів 2 класу (10 чол.) ЗОШ І-ІІІступенів №4 – 18.10.2018.

 

  1. В архівному відділі проходили практику 2 студенти:

– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс;

– Національного університету Острозька академія –ІІ курс;

  1. Проведено 2 комплексних перевіряння роботи діловодної та архівної служб установ Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі та Костопільська районна спілка споживчих товариств. Керівників установ проінформовано про результати перевірки.

         Також проведено 1 огляд організації діловодства і стану збереженості документів НАФ та документів з кадрових питань у відділі освіти Костопільської РДА.

  1. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питань відбору та проведення експертизи цінності документів, упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення.

Надана консультація відповідальним працівникам Костопільського відділення Рівненської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління ДФС у Рівненській області, ЦРЛ та Костопільської міської ради щодо відбору документів НАФ, проведення їх експертизи цінності для передачі до архівного відділу та внесення до акту про вилучення для знищення.

         У зв’язку з утворенням відділу освіти, молоді та спорту Малолюбашанської сільської ради (ОТГ) надано консультацію інспектору відділу  щодо розроблення положень про ЕК, архівний підрозділ та номенклатуру справ відділу.

Надана консультація відповідальним працівникам міської ради з виходом в установу щодо упорядкування бухгалтерських документів та з кадрових питань.

Надана консультація відповідальному працівнику Управління Пенсійного фонду України у Костопільському районі у зв’язку з реорганізацією щодо складання описів на документи постійного зберігання та з кадрових питань.

Надана консультація відповідальним працівникам за архів установ, документи яких прийнято на державне зберігання з питань упорядкування та описування документів. А саме:

   * Підлужненської сільської ради;

   * Малостидинської сільської ради;

   * Мащанської сільської ради.

Ця робота фіксується в журналі обліку проведеної роботи з відповідальними за ведення діловодства та архівні підрозділи підприємств, установ, організацій. У 2018 році проведено 10 навчань консультативного характеру (в т.ч. 2 – установи Списку №3).

  1. До архівного відділу звернулось 9 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Звіздівська, Деражненська, Пеньківська, Яполотська, Пісківська сільські ради та Костопільська міська рада) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 147 справ за 1982-2000 роки. 3 громадянам необхідні рішення знайдено.

Інформація про стан упорядкування документів установ Списку № 1, затвердження на них описів та передавання на державне зберігання у 2018 році
ІНФОРМАЦІЯ архівного відділу райдержадміністрації про виконання Плану розвитку архівної справи на 2018 рік станом на 01.10.2018
  1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2016 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.

  1. На упорядковані документи фонду Малостидинська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 140 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 16 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 23 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1996-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 43 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1993-2016 роки на 616 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 140 справ прийняті на державне зберігання.

  1. На упорядковані документи фонду Мащанська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2002-2017 роки на 138 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 27 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 2002-2017 роки на 28 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1992-2017 роки на 3 справи;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2002-2018 роки на 31 справу;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 407 справ.

Описи та акт направлені на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

  1. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 21 справа прийняті на державне зберігання.

  1. Проведено перероблення опису №1 на 30 справ фонду Колгосп «Горинь», село Звіздівка за 1951-1964 роки. Опис схвалений експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.
  1. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Підлужненської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Малостидинської сільської ради:

в) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад.

г) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Упорядкування та описування документів Управління здійснило власними силами.

– опис №1 справ постійного зберігання за 2007-2015 роки на 58 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2007-2015 роки на 35 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області;

д) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Мащанської сільської ради:

е) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         є) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         ж) акт №1 про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2001 рік на 1462 справи Костопільського районного суду;

         з) положення про експертну комісію:

    – Гутянської сільської ради;

    – відділу освіти Костопільської РДА;

    – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

к) положення про архівний підрозділ:

    – відділу освіти Костопільської РДА.

              – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

          л) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – районного територіального центру соціального обслуговування

                пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян

                Костопільської районної ради Рівненської області;

             – сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

             – архівного відділу Костопільської РДА.

         м) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – відділу освіти Костопільської РДА. Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

н) інструкції з діловодства:

    – Костопільської районної державної адміністрації;

    – Відділу культури і туризму Костопільської РДА;

    – Управління агропромислового комплексу Костопільської РДА;

    – Управління Державного казначейства України у Костопільському

       районі;

    – Архівного відділу Костопільської РДА.

  1. Виконано 193 запита соціально-правового характеру.

З них: 135 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 48 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  10 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 60 (45%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

  1. В архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.
  1. В архівному відділі проходили практику 2 студенти:

– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс;

– Національного університету Острозька академія –ІІ курс;

  1. Проведено 2 комплексних перевіряння роботи діловодної та архівної служб установ Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі та Костопільська районна спілка споживчих товариств. Керівників установ проінформовано про результати перевірки.

         Також проведено 1 огляд організації діловодства і стану збереженості документів НАФ та документів з кадрових питань у відділі освіти Костопільської РДА.

  1. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питань відбору та проведення експертизи цінності документів, упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення.

Надана консультація відповідальним працівникам Костопільського відділення Рівненської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління ДФС у Рівненській області, ЦРЛ та Костопільської міської ради щодо відбору документів, проведення їх експертизи цінності для передачі до архівного відділу та внесення до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

         За звітний період проведено 10 консультацій (в т.ч. 1 – установа Списку №3).

У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).

  1. До архівного відділу звернулось 9 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Звіздівська, Деражненська, Пеньківська, Яполотська, Пісківська сільські ради та Костопільська міська рада) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 147 справ за 1991-2000 роки.

ІНФОРМАЦІЯ архівного відділу райдержадміністрації про виконання Плану розвитку архівної справи на 2018 рік станом на 01.07.2018.
  1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2016 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.

  1. На упорядковані документи фонду Малостидинська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 140 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 16 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 23 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1996-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 43 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1993-2016 роки на 616 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 140 справ прийняті на державне зберігання.

  1. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 21 справа прийняті на державне зберігання.

  1. Проведено перероблення опису №1 на 30 справ фонду Колгосп «Горинь», село Звіздівка за 1951-1964 роки.
  1. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Підлужненської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Малостидинської сільської ради:

в) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад:

г) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         д) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         е) положення про експертну комісію:

    – Гутянської сільської ради;

    – відділу освіти Костопільської РДА;

є) положення про архівний підрозділ:

    – відділу освіти Костопільської РДА.

         ж) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – районного територіального центру соціального обслуговування

                пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян  

                Костопільської районної ради Рівненської області;

             – сектору молоді і спорту Костопільської РДА.

         з) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – відділу освіти Костопільської РДА. Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

  1. Виконано 146 запитів соціально-правового характеру.

З них: 102 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 37 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  7 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 47 (49%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення. 

  1. В архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.
  1. В архівному відділі проходили практику 2 студенти:

– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс;

– Національного університету Острозька академія –ІІ курс;

  1. Проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.

         Проведено 1 огляд організації діловодства і стану збереженості документів НАФ та документів з кадрових питань у відділі освіти Костопільської РДА.

  1. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питань відбору та проведення експертизи цінності документів, упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення.

Надана консультація відповідальним працівникам Костопільського відділення Рівненської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління ДФС у Рівненській області та ЦРЛ щодо відбору документів, проведення їх експертизи цінності для передачі до архівного відділу та внесення до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

         За звітний період проведено 6 консультацій.

У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).

  1. До архівного відділу звернулось 8 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Звіздівська, Деражненська, Пеньківська, Яполотська, Пісківська сільські ради та Костопільська міська рада) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 111 справ за 1991-2000 роки.

ІНФОРМАЦІЯ архівного відділу райдержадміністрації про виконання Плану розвитку архівної справи на 2018 рік станом на 01 квітня 2018 року
  1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2018 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.

  1. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Проекти описів справ направлені на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

  1. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи Підлужненської сільської ради:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2018 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

– акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

б) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

в) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         г) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         д) положення про експертну комісію Гутянської сільської ради;

         е) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

                   – районного територіального центру соціального обслуговування

                      пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян

                      Костопільської районної ради Рівненської області;

                   – сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

  1. За 3 місяці 2018 року виконано 97 запитів соціально-правового характеру.

З них: 71 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 22 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  4- негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 47 (94%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

         08.02.2018 в архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.

         В І кварталі 2018 року в архівному відділі проходили практику 2 студенти:

         – Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс (з 26.01.2018 по 08.02.2018);

         – Національного університету Острозька академія –ІІ курс (з 16.02.2018 по 10.03.2018);

         В І кварталі 2018 року проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.

– В І кварталі 2018 року в індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питання упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення. Ця робота фіксується у журналі обліку проведеної роботи з відповідальними за ведення діловодства та архівні підрозділи підприємств, установ, організацій. За звітний період проведено 4 консультації (в т.ч. 1 – установа Списку №3). У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).

         До архівного відділу звернулось 6 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 92 справи.

Інформація про стан упорядкування документів установ Списку № 1, затвердження на них описів та передавання на державне зберігання у 2017 році
Інформація про стан розвитку архівної справи в Костопільському районі за 2017 рік

Аналіз звіту про виконання плану розвитку архівної справи за 2017 рік показує, що архівний відділ виконав заплановані завдання.

В 2017 році прийнято на державне зберігання 618 одиниць зберігання при плані 310 од.зб., що складає 99% перевиконання плану. Це документи Костопільської райдержадміністрації (268 справ), Постійненської сільської ради (97 справ). Поза планом прийнято на державне зберігання документи Управління Держгеокадастру у Костопільському районі (62 справи), у зв’язку з припиненням його діяльності, як юридичної особи, Колгоспу «Правда», с.Золотолин (53 справи) та Колгоспу «Зоря» с.Жалин  (138 спр.). Документи колгоспів не були описані, описи на них не були затверджені Експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

         Подано на схвалення експертно-перевірній комісії (ЕПК) Держархіву області 1312 одиниць зберігання управлінської документації при плані 354 одиниці зберігання, що складає 271% перевиконання плану. Перевиконання плану в цьому випадку досягнуто за рахунок описування документів Костопільського районного суду та Управління Держгеокадастру у Костопільському районі, колгоспів «Правда» та «Зоря», що не передбачалось планом. Документи Костопільського районного суду на державне зберігання до архівного відділу не прийняті, оскільки відповідно до вимог чинного законодавства мають зберігатись у архіві суду не менше 50-75 років.

Подано на погодження ЕПК 205 справ з особового складу при плані 60 од.зб., що 241% більше ніж передбачено планом. Перевиконання плану цих показників пов’язано також з описуванням документів Костопільського районного суду та Управління Держгеокадастру у Костопільському районі.

         ЕК архівного відділу схвалено не передбачені планом описи на управлінську документацію тимчасового зберігання на 4133 од.зб. та описи справ з кадрових питань (особового складу) на 74 од.зб. установ Списку №3.

Заплановано та перевірено 6 установ Списку №1 щодо стану діловодства та архівної справи – це сільські ради та їх виконавчі комітети.

Виконано 149 запитів соціально-правового характеру при плані 80. Передбачити активність громадян неможливо. Тому річний план з виконання запитів перевиконано на 86%. Переважали запити про надання копій рішень органів місцевого самоврядування та про підтвердження трудового стажу. Їх надійшло відповідно 119 і 17. У порівнянні з 2016 роком загальна кількість запитів збільшилась на 41 (38%). Здійснити прогноз збільшення чи зменшення кількості звернень тієї чи іншої тематики також неможливо. Громадяни використовують своє конституційне право на звернення. При умові, що в архівному відділі є у наявності запитувані документи, запити задовольняються 100%. У разі відсутності таких документів, заявнику видається негативна довідка про відсутність документів та надаються рекомендації, про можливе місцезнаходження запитуваних документів.

Переконавшись на власному досвіді, що семінари з відповідальними за ведення діловодства та архівний підрозділ установ не дають бажаного результату, тобто не підвищують рівень їх знань, архівний відділ практикує надавати методичну та консультативну допомогу в індивідуальному поряду особисто чи по телефону. В 2012-2015 роках усім установам Списку №1, а це  35 установ, була надана консультативно-методична допомога з питань діяльності архівних підрозділів.

В 2017 році в індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архів 19 установ (15 із них – Списку №1). Надавалась методична допомога в розробці індивідуальної номенклатури справ, положень про архівні підрозділи та ЕК, інструкції з діловодства, паспорта архіву установи, з питання упорядкування справ, складання описів, акту про вилучення документів для знищення. Розроблені методичні заготовки Положень про ЕК та архівний підрозділ окремо установ Списку №1 та №3, Планів роботи ЕК та архівного підрозділу, про упорядкування документів, складання описів, складання паспорта установи та інші. Створено та поповнено електронну базу рішень органів місцевого самоврядування, з якими найчастіше звертаються громадяни району.

В 2017 році начальник архівного відділу залучався до проведення семінару з відповідальними працівниками приватних підприємств щодо збереження документів та передачі їх до архівної установи (Трудового архіву) у разі ліквідації підприємства. Семінар організовано Управлінням Пенсійного фонду у Костопільському районі.

         Проведена робота з розшуку відсутніх справ. В 2017 році знайдено 7 справ , що були оголошені в розшук.

Архівний відділ має достатню площу архівосховищ, які повністю укомплектовані стелажним обладнанням. Ступінь завантаження стелажного обладнання – 75%.  Функціонує протипожежно – охоронна сигналізація.

18 серпня 2017 року у приміщенні архівного відділу була організована виставка фото та архівних документів, присвячених Дню Державного Прапора України та Дню незалежності України.

09 жовтня 2017 року у приміщенні архівного відділу була організована виставка матеріалів, присвячених створенню Української Повстанської Армії та її керівника – Романа Шухевича.

Відповідно до штатного розпису, в архівному відділі працює 2 особи: начальник відділу та головний спеціаліст.

Зважаючи на викладене, можна зробити висновок, що умови для роботи у відділі створені, а працівники відділу докладають багато зусиль, щоб покращити стан розвитку архівної справи в районі. Збільшення штатної чисельності відділу до 3 одиниць суттєво прискорило б рух уперед.

В районі діє комунальна установа «Трудовий архів» (заснований, як юридична особа 13.03.2014). Кількість штатних одиниць – 3, площа архівосховищ – 150,8 м2. В Трудовому архіві зберігаються 18871 справа з особового складу 170 ліквідованих підприємств. Трудовим архівом виконано 456 запитів з соціально-правових питань (1224 довідки).

Звіт про роботу за 8 місяців 2017 року
Звіт про роботу за 2016 рік
Відомості про основні завдання, що виконуються архівним відділом