Нечипорук Валентина Іванівна
Начальник архівного відділу
Ковтко Галина Іванівна
Головний спеціаліст архівного відділу
- На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:
– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;
– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;
– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;
– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2018 роки на 13 справ;
– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;
Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.
Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.
Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.
- Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.
На документи цього фонду складено:
– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;
– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.
Проекти описів справ направлені на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.
- ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:
а) описи Підлужненської сільської ради:
– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;
– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;
– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;
– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2018 роки на 13 справ;
– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;
– акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.
б) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської об’єднаних територіальних громад:
– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;
– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.
в) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:
– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;
– опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.
– акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.
г) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;
д) положення про експертну комісію Гутянської сільської ради;
е) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):
– районного територіального центру соціального обслуговування
пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян
Костопільської районної ради Рівненської області;
– сектору молоді і спорту Костопільської РДА;
- За 3 місяці 2018 року виконано 97 запитів соціально-правового характеру.
З них: 71 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;
22 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;
4- негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.
У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 47 (94%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.
08.02.2018 в архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.
В І кварталі 2018 року в архівному відділі проходили практику 2 студенти:
– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс (з 26.01.2018 по 08.02.2018);
– Національного університету Острозька академія –ІІ курс (з 16.02.2018 по 10.03.2018);
В І кварталі 2018 року проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.
– В І кварталі 2018 року в індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).
У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питання упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення. Ця робота фіксується у журналі обліку проведеної роботи з відповідальними за ведення діловодства та архівні підрозділи підприємств, установ, організацій. За звітний період проведено 4 консультації (в т.ч. 1 – установа Списку №3). У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).
До архівного відділу звернулось 6 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 92 справи.
Аналіз звіту про виконання плану розвитку архівної справи за 2017 рік показує, що архівний відділ виконав заплановані завдання.
В 2017 році прийнято на державне зберігання 618 одиниць зберігання при плані 310 од.зб., що складає 99% перевиконання плану. Це документи Костопільської райдержадміністрації (268 справ), Постійненської сільської ради (97 справ). Поза планом прийнято на державне зберігання документи Управління Держгеокадастру у Костопільському районі (62 справи), у зв’язку з припиненням його діяльності, як юридичної особи, Колгоспу «Правда», с.Золотолин (53 справи) та Колгоспу «Зоря» с.Жалин (138 спр.). Документи колгоспів не були описані, описи на них не були затверджені Експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.
Подано на схвалення експертно-перевірній комісії (ЕПК) Держархіву області 1312 одиниць зберігання управлінської документації при плані 354 одиниці зберігання, що складає 271% перевиконання плану. Перевиконання плану в цьому випадку досягнуто за рахунок описування документів Костопільського районного суду та Управління Держгеокадастру у Костопільському районі, колгоспів «Правда» та «Зоря», що не передбачалось планом. Документи Костопільського районного суду на державне зберігання до архівного відділу не прийняті, оскільки відповідно до вимог чинного законодавства мають зберігатись у архіві суду не менше 50-75 років.
Подано на погодження ЕПК 205 справ з особового складу при плані 60 од.зб., що 241% більше ніж передбачено планом. Перевиконання плану цих показників пов’язано також з описуванням документів Костопільського районного суду та Управління Держгеокадастру у Костопільському районі.
ЕК архівного відділу схвалено не передбачені планом описи на управлінську документацію тимчасового зберігання на 4133 од.зб. та описи справ з кадрових питань (особового складу) на 74 од.зб. установ Списку №3.
Заплановано та перевірено 6 установ Списку №1 щодо стану діловодства та архівної справи – це сільські ради та їх виконавчі комітети.
Виконано 149 запитів соціально-правового характеру при плані 80. Передбачити активність громадян неможливо. Тому річний план з виконання запитів перевиконано на 86%. Переважали запити про надання копій рішень органів місцевого самоврядування та про підтвердження трудового стажу. Їх надійшло відповідно 119 і 17. У порівнянні з 2016 роком загальна кількість запитів збільшилась на 41 (38%). Здійснити прогноз збільшення чи зменшення кількості звернень тієї чи іншої тематики також неможливо. Громадяни використовують своє конституційне право на звернення. При умові, що в архівному відділі є у наявності запитувані документи, запити задовольняються 100%. У разі відсутності таких документів, заявнику видається негативна довідка про відсутність документів та надаються рекомендації, про можливе місцезнаходження запитуваних документів.
Переконавшись на власному досвіді, що семінари з відповідальними за ведення діловодства та архівний підрозділ установ не дають бажаного результату, тобто не підвищують рівень їх знань, архівний відділ практикує надавати методичну та консультативну допомогу в індивідуальному поряду особисто чи по телефону. В 2012-2015 роках усім установам Списку №1, а це 35 установ, була надана консультативно-методична допомога з питань діяльності архівних підрозділів.
В 2017 році в індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архів 19 установ (15 із них – Списку №1). Надавалась методична допомога в розробці індивідуальної номенклатури справ, положень про архівні підрозділи та ЕК, інструкції з діловодства, паспорта архіву установи, з питання упорядкування справ, складання описів, акту про вилучення документів для знищення. Розроблені методичні заготовки Положень про ЕК та архівний підрозділ окремо установ Списку №1 та №3, Планів роботи ЕК та архівного підрозділу, про упорядкування документів, складання описів, складання паспорта установи та інші. Створено та поповнено електронну базу рішень органів місцевого самоврядування, з якими найчастіше звертаються громадяни району.
В 2017 році начальник архівного відділу залучався до проведення семінару з відповідальними працівниками приватних підприємств щодо збереження документів та передачі їх до архівної установи (Трудового архіву) у разі ліквідації підприємства. Семінар організовано Управлінням Пенсійного фонду у Костопільському районі.
Проведена робота з розшуку відсутніх справ. В 2017 році знайдено 7 справ , що були оголошені в розшук.
Архівний відділ має достатню площу архівосховищ, які повністю укомплектовані стелажним обладнанням. Ступінь завантаження стелажного обладнання – 75%. Функціонує протипожежно – охоронна сигналізація.
18 серпня 2017 року у приміщенні архівного відділу була організована виставка фото та архівних документів, присвячених Дню Державного Прапора України та Дню незалежності України.
09 жовтня 2017 року у приміщенні архівного відділу була організована виставка матеріалів, присвячених створенню Української Повстанської Армії та її керівника – Романа Шухевича.
Відповідно до штатного розпису, в архівному відділі працює 2 особи: начальник відділу та головний спеціаліст.
Зважаючи на викладене, можна зробити висновок, що умови для роботи у відділі створені, а працівники відділу докладають багато зусиль, щоб покращити стан розвитку архівної справи в районі. Збільшення штатної чисельності відділу до 3 одиниць суттєво прискорило б рух уперед.
В районі діє комунальна установа «Трудовий архів» (заснований, як юридична особа 13.03.2014). Кількість штатних одиниць – 3, площа архівосховищ – 150,8 м2. В Трудовому архіві зберігаються 18871 справа з особового складу 170 ліквідованих підприємств. Трудовим архівом виконано 456 запитів з соціально-правових питань (1224 довідки).