Архівний відділ

У ІІ кварталі 2020 року архівним відділом проведена така робота.

1. На упорядковані виявлені документи бувших колгоспів складено описи на 248 одиниць зберігання:

         а) Колгосп «Горинь» с.Звіздівка:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1965-1991 роки на 110 справ;

– опис №2 справ постійного зберігання за 1992-2000 роки на 8 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості  118 справ прийняті на державне зберігання.

         б) Колгосп «Іскра» с.Великий Стидин:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1977-1991 роки на 59 справ;

– опис №2 справ постійного зберігання за 1992-1999 роки на 15 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості  74 справи прийняті на державне зберігання.

         в) Колгосп «Перемога» с.Злазне:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1977-1991 роки на 51 справу;

– опис №2МК справ постійного зберігання за 1978-1982 роки на 5 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості  56 справ прийняті на державне зберігання.

2. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи  справ №1 та №2 постійного зберігання колгоспу «Горинь» с.Звіздівка в кількості 118 справ за 1965-2000 роки:

б) описи  справ №1 та №2 постійного зберігання колгоспу «Іскра» с.Великий Стидин в кількості 74 справи за 1977-1999 роки:

в) описи  справ №1 та №2МК постійного зберігання колгоспу «Перемога» с.Злазне в кількості 56 справ за 1977-1991 роки:

Складено відповідні протоколи засідань експертної комісії.

3. Виконано 29 запитів соціально-правового характеру.

З них: 22 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 7 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій.

  У порівнянні з відповідним періодом 2019 року загальна кількість запитів зменшилась на 9 (24%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення. 

4. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ

Установ списку №1:

– Методичний кабінет та бухгалтерія відділу освіти Костопільської РДА з питань проведення експертизи цінності документів та їх упорядкування;

Установ списку №3:

         – ТОВ «Ліспромсервіс ЛТД» з питань складання номенклатури справ та її затвердження, щодо розробки власних положень про експертну комісію та архівний підрозділ;

Ця робота фіксується у журналі обліку проведеної роботи з відповідальними за ведення діловодства та архівні підрозділи підприємств, установ, організацій. За звітний період проведено 3 консультації (в т.ч. 1 – установа Списку №3).

5. Проведено пошук рішень органів місцевого самоврядування 2 громадянам, які звернулись до архівного відділу для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 22 справи.

а) описи  справ з кадрових питань складених Трудовим архівом в кількості 1520 справ за 1948-2019 роки:

б) інструкцію з діловодства архівного відділу Костопільської РДА;

в) положення про експертну комісію та її склад Відділу культури молоді і спорту Костопільської РДА;

г) номенклатуру справ Костопільського інклюзивно-ресурсного центру №1 Костопільської районної ради;

Складено відповідні протоколи засідань експертної комісії.

2. Виконано 87 запитів соціально-правового характеру.

З них: 67 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 19 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  1 – про заробітну плату.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 22 (34%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення. 

3. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ

Установ списку №1:

– Головинської сільської ради з питання складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення та з питань упорядкування та описування бухгалтерських документів;

– Пісківської сільської ради з питання формування справ.

Установ списку №3:

         – Відділу освіти молоді та спорту Малолюбашанської сільської ради з питання внесення змін до номенклатури справ та її затвердження, щодо внесення змін до складу експертної комісії;

– Костопільського інклюзивно-ресурсного центру №1 Костопільської районної ради з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку з затвердженням Примірної номенклатури справ Інклюзивного центру ;

Ця робота фіксується у журналі обліку проведеної роботи з відповідальними за ведення діловодства та архівні підрозділи підприємств, установ, організацій. За звітний період проведено 5 консультацій (в т.ч. 2 – установа Списку №3).

4.Проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 4 фондів (314 справ), документи яких будуть передані на зберігання до ДАРО.

А саме:

– Ф.85 – Колгосп «Горинь», с.Звіздівка – 30 спр.;

– Ф.155 – Колгосп «Зоря», с.Жалин  – 138 спр.;

– Ф.159 – Колгосп ім.ХХІІ з’їзду КПРС, с.Мирне – 65 спр.;

– Ф.168 – Колгосп «Правда», с.Золотолин – 81 спр.;

5. Проведено пошук рішень органів місцевого самоврядування 7 громадянам, які звернулись до архівного відділу для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 78 справ.

6. Прийнято 7 справ на постійне зберігання та 12 мішків на тимчасове зберігання виборчої документації з перших виборів до Головинської сільської ради.

– опис №1 справ постійного зберігання за 2001-2016 роки на 98 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 32 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 2001-2016 роки на 20 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 2001-2016 роки на 2 справи;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 39 справ.

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 480 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості  98 справи прийняті на державне зберігання.

2. На упорядковані документи фонду Костопільська міська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №2 справ постійного зберігання за 2001-2014 роки на 449 справ;

– опис №3 земельно-кадастрових книг за 1992-2014 роки на  3 справи;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2001-2014 роки на 68 справ.

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1998-2014 роки на 1243 справи.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 449 справ прийняті на державне зберігання.

3. На упорядковані документи фонду Управління Пенсійного фонду України у Костопільському районі, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), який передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2011-2017 роки на 67 справ;

– опис №1 справ постійного зберігання за 2018-2019 роки на 11 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2011-2017 роки на 47 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2018-2019 роки на 55 справ.

Також складено акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2008-2016 роки на 807 справ та за 2013, 2015, 2017 роки на 137 справ.

Описи та акти схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 78 справ прийняті на державне зберігання.

4. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Яполотської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Костопільської міської ради:

в) описи Костопільського районного суду. Упорядкування та описування документів районний суд здійснив власними силами:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2014-2017 роки на 25 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2014-2017 роки на 16 справ;

– опис №3-ЦП постійного зберігання (цивільні справи) за 2014-2017 роки на 23 справи;

– опис №4-КТ тривалого зберігання (кримінальні справи) за 2014-2017 роки на 137 справ;

– опис №5-ЦТ тривалого зберігання (цивільні справи) за 2014-2017 роки на 905 справ;

– опис №6 постійного зберігання, які не передаються на державне зберігання за 2014-2017 роки на 82 справи;

– опис №7-АП постійного зберігання (адміністративні справи) за 2005-2008 роки на 4 справи;

– опис №8-АПП постійного зберігання (справи про адміністративні правопорушення) за 2009-2011 роки на 22 справи;

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області. Документи зберігаються в архіві суду.

г) описи справ з кадрових питань 14 установ, які передали документи на зберігання до Трудового архіву (всього на 1303 справи):

1) опис справ з кадрових питань за 1950-2010 роки на 323 справи Сільськогосподарського виробничого кооперативу «Гутянський»;

2) опис справ з кадрових питань за 1992-2016 роки на 9 справ ТзОВ фірма «Орхідея»;

3) опис справ з кадрових питань за 2013-2015 роки на 2 справи ТОВ «А-ВІЛО»;

4) опис справ з кадрових питань за 1949-1999 роки на 574 справи Сільськогосподарського виробничого кооперативу «Пісківський»;

5) опис справ з кадрових питань за 1971-2001 роки на 54 справи Хлібокомбіната Костопільської райспоживспілки;

6) опис справ з кадрових питань за 1988-1997 роки на 21 справу Рембуддільниці Костопільської райспоживспілки;

7) опис справ з кадрових питань за 1953-1998 роки на 106 справ Коопунівермагу Костопільськоі райспоживспілки;

8) опис справ з кадрових питань за 1944-1998 роки на 133 справи Заготконтори Костопільської райспоживспілки;

9) опис справ з кадрових питань за 2015-2017 роки на 5 справ ТОВ «Костопільський елеватор»;

10) опис справ з кадрових питань за 2011-2016 роки на 4 справи Сільськогосподарського комунального підприємства «Малолюбашанське»;

11) опис справ з кадрових питань за 1985-2017 роки на 8 справ КП «Госпрозрахункове проектно-виробниче архітектурно-планувальне бюро»;

12) опис справ з кадрових питань за 2004-2011 роки на 3 справи Підприємець Довгалюк В.С.;

13) опис справ з кадрових питань за 2002-2006 роки на 4 справи ПП «Мале підприємство «Агросервіс»;

14) опис справ з кадрових питань за 2007-2017 роки на 57 справ Управління Держгеокадастру у Костопільському районі.

         д) положення про експертну комісію:

    – інклюзивно-ресурсного центру №1 Костопільської районної ради;

е) положення про архівний підрозділ:

    – інклюзивно-ресурсного центру №1 Костопільської районної ради;

          є) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – Служби дітей Костопільської РДА;

             – Відділу освіти, молоді і спору Малолюбашанської сільської ради;

    – Сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

    – Інклюзивно-ресурсного центру №1 Костопільської районної ради;

ж) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – Костопільської міської ради.

Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

з) інструкції з діловодства:

    – Управління праці та соціального захисту населення Костопільської РДА;

    – Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі;

    – Сектору агропромислового розвитку Костопільської РДА.

5. Виконано 171 запит соціально-правового характеру.

З них: 139 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

   29 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

     1 – про розмір заробітної плати; 

     2 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з 2018 роком загальна кількість запитів зменшилась на 51 (23%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

6. Проведено 3 комплексних перевіряння роботи діловодної та архівної служб установ Списку №1, а саме: Відділу агропромислового розвитку Костопільської РДА; Відділу культури і туризму Костопільської РДА; Костопільської міської ради. Керівників установ проінформовано про результати перевірки.
7. Перевірено наявність документів 5 фондів у кількості 318 справ, які були передані на зберігання до Державного архіву Рівненської області.
8. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ районного суду, служби дітей Костопільської РДА, відділу освіти, молоді та спорту Малолюбашанської сільської ради, сектору молоді та спорту Костопільської РДА, Костопільської міської ради з питань складання номенклатури справ та внесення до неї змін.

Проведена експертиза цінності документів на предмет виявлення в діловодстві документів НАФ та надана консультація зі складання номенклатури справ комунальним закладам Рівненської обласної ради:

• Костопільська спеціальна загальноосвітня школа-інтернат І-ІІ ступенів;
• Костопілський обласний ліцей-інтернат ІІ-ІІІ ступенів фізичної культури і спорту.

         Надана консультація директору комунальної установи Костопільської районної ради «Костопільський інклюзивно-ресурсний центр №1» з питань складання номенклатури та розроблення положень про архівний підрозділ та експертну комісію.

         Надано консультацію керівнику Костопільського відділу ДРАЦС щодо складання акту про вилучення документів для знищення та опису справ тривалого зберігання з виходом на місце.       

За звітний період проведено 8 навчань консультативного характеру (в т.ч. 6 – установи Списку №3).

9. До архівного відділу звернулось 8 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Малолюбашанської, Деражненської, Золотолинської, Дюксинської сільські ради, Костопільської міської ради) про приватизацію земельних ділянок, про присвоєння поштової адреси, про приватизацію будинку, про ліквідацію колгоспів. У зв’язку з цим було переглянуто 118 справ за 1991-2009 роки. 1 громадянину необхідне рішення знайдено.
10. У 2019 році знайдено 3 справи, які перебували у розшуку.

 Начальник архівного відділу

Костопільської РДА                                                      Валентина НЕЧИПОРУК

Начальник архівного відділу

Костопільської

райдержадміністрації                                                                          Валентина НЕЧИПОРУК

30.09.2019

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до звіту про роботу архівного відділу Костопільської райдержадміністрації

та виконання плану розвитку архівної справи

за 9 місяців 2019 року

Розділ 1.  Організаційна та правова робота

1. За 9 місяців 2019 року підготовлено та внесено в установленому порядку проект розпорядження голови райдержадміністрації «Про затвердження Положення про архівний відділ Костопільської районної державної адміністрації», який прийнятий 18 лютого 2019 року за №81.
2. За 9 місяців 2019 року питання розвитку архівної справи в районі на засіданнях колегій та нарадах не розглядались.
3. За 9 місяців 2019 року конференції, засідання «круглих столів» не проводились.
4. За 9 місяців 2019 року наукові дослідження (розробки) у діяльність архівного відділу не впроваджувались.
5. За 9 місяців 2019 року змін у штатному розписі архівного відділу не відбулось.

Розділ 2.  Розвиток архівної справи

1. За 9 місяців 2019 року прийнято на зберігання документи таких установ:

– Костопільського об’єднаного управління Пенсійного фонду України Рівненської області (2 рази);

– Яполотської сільської ради.

2. За 9 місяців 2019 року ЕК архівного відділу погоджено інструкцію з діловодства:

– Управлінню праці та соціального захисту населення;

– Управлінню державної казначейської служби України у Костопільському районі;

– Сектору агропромислового розвитку Костопільської райдержадміністрації.

3. За 9 місяців 2019 року упорядковано власними силами установ:

– управлінської документації постійного зберігання – 386 спр.;

– тривалого зберігання – 1042 спр.

– з кадрових питань (особового складу) – 162 спр.

4. За 9 місяців 2019 року здійснено комплексні перевірки архівної та діловодної служби:

– Відділу агропромислового розвитку Костопільської райдержадміністрації;

– Відділу культури і туризму Костопільської райдержадміністрації.

5. За 9 місяців 2019 року семінарів з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб, організованих архівним відділом, не проводилось.
6. За 9 місяців 2019 року до проведення семінарів (курсів) з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб працівники архівного відділу не залучались.

Підвищення кваліфікації працівників відповідальних за ведення діловодства та архів установ проводиться в індивідуальному порядку.

Розділ 3.  Забезпечення збереженості документів.

1. Документи в архівосховищах розміщені оптимально. Постійно проводиться контроль за наявністю та фізичним станом документів. За необхідності поліпшується фізичний стан документів (змінюється оправлення справ, справи перепрошиваються і т.п.).
2. За 9 місяців 2019 року проведено перевіряння наявності та фізичного стану документів 5 фондів (318 справ), а саме:

– Ф.64 – Колгосп ім. Кузнєцова, с.Маща Костопільського району – 53 спр.

– Ф.73 – Колгосп ім. Ватутіна, с.Підлужне Костопільського району –

105 спр.;

– Ф.87 – Колгосп ім.Леніна, с.Іваничі Костопільського району – 25 спр.;

– Ф.89 – Колгосп ім.Шевченка, с.Головин Костопільського району –

39 спр.;

– Ф.193 – Колгосп ім.Щорса, с. Малий Мидськ Костопільського району –

96 спр.

3. За 9 місяців 2019 року до архівосховищ архівного відділу надійшли документи частини 2 фондів, а саме:

– Костопільського об’єднаного управління Пенсійного фонду України Рівненської області – 67 спр. за 2011-2017 роки;

– Костопільського об’єднаного управління Пенсійного фонду України Рівненської області – 11 спр. за 2018-2019 роки;

– Яполотської сільської ради Костопільського району – 98 спр. за 2001-2016 роки.

4. За 9 місяців 2019 року жодної із справ, які розшукуються, не знайдено.
5. В архівному відділі зберігається 49 мішків виборчої документації тимчасового строку зберігання.
6. За 9 місяців 2019 року перескладено 7 карток фондів установ, документи яких надійшли та вибули з архівосховища.
7. За 9 місяців 2019 року записи до Списку фондів не вносились.

До Книги надходжень внесено 8 записів:

• 3 записи про надходження документів;
• 5 записів про вибуття документів.

Розділ 4.  Використання інформації документів НАФ

1. За 9 місяців 2019 року виставки, радіо-, телепередачі та публікації в пресі не проводились.
2. За 9 місяців 2019 року лекції та екскурсії з використанням інформації документів НАФ не проводились.
3. За 9 місяців 2019 року переважали майнові запити. Їх надійшло – 115. Запитів соціально-правового характеру надійшло – 26 (про підтвердження стажу – 24 (1 з них – негативна); про заробітну плату – 1)

Розділ 5. Зміцнення матеріально – технічної бази архівного відділу

1. За 9 місяців 2019 року кошти з державного чи місцевого бюджету для зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу не виділялись.
2. За 9 місяців 2019 року матеріально-технічна база архівного відділу за рахунок спецкоштів не зміцнювалась.

Спецкошти, які є в наявності використовуються для заправки картриджів, оплати земельного податку тощо. Проте кошти не використовуються в повному обсязі через зауваження фінансової інспекції, яка проводила перевірку діяльності райдержадміністрації. У ціну послуг архівного відділу була включена заробітна плата, яка повинна повертатись до держбюджету, а це близько 85% вартості послуг.

Начальник архівного відділу

Костопільської райдержадміністрації                          Валентина НЕЧИПОРУК

30.09.2019

Примітка: виділені дати – робота, проведена архівним відділом починаючи з 2008 року.

Начальник архівного відділу                                                                                                                                 В.Нечипорук

Архівний відділ Костопільської райдержадміністрації діє на підставі Положення, затвердженого розпорядженням голови райдержадміністрації 18 лютого 2019 року №81.

Відділ є структурним підрозділом райдержадміністрації із статусом юридичної особи публічного права, підзвітний і підконтрольний голові районної державної адміністрації та державному архіву області.

Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, розпорядженнями голови районної державної адміністрації, наказами директора державного архіву області, а також положенням про відділ.

  Завданнями відділу є:

– реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території району;

– координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

– внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

– здійснення контролю за діяльністю архівних підрозділів установ і забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

– розгляд в установленому порядку звернень громадян;

– координація роботи Трудового архіву.

  Для проведення експертизи цінності документів відділ утворив експертну комісію.

   Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.

В архівному відділі зберігаються документи 69 фондів, (35 із них – діючі) у кількості 10731 одиниць зберігання за 1944-2019 роки.

 Це документи, що створюються в діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та документи колишніх колгоспів.

Архівний відділ надає довідки (витяги, копії) на запити громадян на безоплатній основі.

 В районі створений та діє Трудовий архів для централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.

При ліквідації підприємств, установ, організацій усіх форм власності керівники цих установ зобов’язані передати документи з кадрових питань до Трудового архіву.

А саме: накази про прийняття на роботу, переміщення, переведення, сумісництво, звільнення з роботи, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду), зміну біографічних даних, заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок, всі види відпусток та відряджень для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, довгострокові відрядження в межах України та за кордон та інші документи відповідно до Переліку, затвердженого наказом міністерства юстиції України 14.03.2013 №430/5.

На виконання Плану розвитку архівної справи на 2019 рік архівним відділом у першому півріччі 2019 року проводилась така робота:

1. На упорядковані документи фонду Костопільське об’єднане управління Пенсійного фонду України Рівненської області, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– описи №1 справ постійного зберігання за 2011-2017 роки на 67 справ та за 2018-2019 роки на 11 справ;

– описи №1-к справ з кадрових питань за 2011-2017 роки на 52 справи та за 2018-2019 роки на 55 справ;

Також складено акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2008-2016 роки на 807 справ та за 2013, 2015 роки на 137 справ.

До описів складено супутні документи : продовження до історичної довідки, передмови, титульні аркуші та засвідчувальні написи до описів.

Описи та акт розглянуті ЕК архівного відділу.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 78 справ прийняті на державне зберігання.

Документи згаданої установи подавались на розгляд ЕПК двічі. Другий раз документи подавались востаннє, оскільки установа припинила свою діяльність як юридична особа і буде виключена зі Списку №1.

2. На упорядковані документи фонду Яполотська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2001-2016 роки на 98 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 32 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 2001-2016 роки на 20 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 2001-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2001-2016 роки на 39 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 480  справ.

Описи та акт розглянуті ЕК архівного відділу.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 98 справ прийняті на державне зберігання.

3. На засіданні експертної комісії архівного відділу розглянуто та схвалено:

1). Документи Костопільського районного суду, а саме:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2014-2017 роки на 25 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2014-2017 роки на 16 справ;

– опис №3-ЦП справ постійного зберігання (цивільні справи) за 2014-2017 роки на 23 справи;

– опис №4-КТ справ тривалого зберігання (кримінальні справи) за 2014-2017 роки на 137 справ;

– опис №5-ЦТ справ тривалого зберігання (цивільні справи) за 2014-2017 роки на 905 справ;

– опис №6 справ постійного зберігання, які не передаються на державне зберігання за 2014-2017 роки на 82 справи;

– опис №7-АП справ постійного зберігання (адміністративні справи) за 2005-2008 роки на 4 справи;

– опис №8-АПП справ постійного зберігання (про адміністративні правопорушення) за 2009-2011 роки на 22 справи.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи на державне зберігання не приймались.

2). Номенклатури справ:

– Костопільського районного суду (номенклатура також погоджена ЕПК держархіву області);

         – Служби дітей Костопільської РДА;

         – Відділу освіти молоді та спору Малолюбашанської сільської ради (ОТГ);

         – Сектору молоді і спорту Костопільської РДА.

3). Інструкції з діловодства:

– Управління праці та соціального захисту населення Костопільської РДА;

– Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі Рівненської області;

– Сектору агропромислового розвитку Костопільської РДА.

5. Перевірено наявність документів 5 фондів у кількості 318 справ, які були передані на зберігання до Державного архіву Рівненської області.

6. Виконано 103 запита соціально-правового характеру.

З них: 82 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 20 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  1 – негативна довідка з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2018 року загальна кількість запитів зменшилась на 43 (29%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

Проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Відділ агропромислового розвитку Костопільської РДА. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.

7. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ районного суду, служби дітей Костопільської РДА, відділу освіти, молоді та спорту Малолюбашанської сільської ради, сектору молоді та спорту Костопільської РДА, Костопільської міської ради з питань складання номенклатури справ та внесення до неї змін.

Проведена експертиза цінності документів на предмет виявлення в діловодстві документів НАФ та надана консультація зі складання номенклатури справ комунальним закладам Рівненської обласної ради:

• Костопільська спеціальна загальноосвітня школа-інтернат І-ІІ ступенів;
• Костопілський обласний ліцей-інтернат ІІ-ІІІ ступенів фізичної культури і спорту.

Надана консультація директору комунальної установи Костопільської районної ради «Костопільський інклюзивно-ресурсний центр №1» з питань складання номенклатури та розроблення положень про архівний підрозділ та експертну комісію.

За звітний період проведено 5 консультацій (в т.ч. 3 – установ Списку №3).

8. До архівного відділу звернулось 8 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Мащанська, Малолюбашанська, Деражненська, Золотолинська, Яполотська, Дюксинська сільські ради) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 118 справ за 1991-2009 роки.

1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2016 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості  134 справи прийняті на державне зберігання.

2. На упорядковані документи фонду Малостидинська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 140 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 16 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 23 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1996-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 43 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1993-2016 роки на 616 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 140 справ прийняті на державне зберігання.

3. На упорядковані документи фонду Мащанська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2002-2017 роки на 138 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 27 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 2002-2017 роки на 28 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1992-2017 роки на 3 справи;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2002-2018 роки на 31 справу;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 407 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 138 справ прийняті на державне зберігання.

4. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 21 справа прийняті на державне зберігання.

5. Проведено перероблення опису №1 на 30 справ фонду Колгосп «Горинь», село Звіздівка за 1951-1964 роки. Опис схвалений експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

6. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Підлужненської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Малостидинської сільської ради:

в) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад.

г) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Упорядкування та описування документів Управління здійснило власними силами.

– опис №1 справ постійного зберігання за 2007-2015 роки на 58 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2007-2015 роки на 35 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області;

Документи у кількості 58 справ прийняті на державне зберігання.

д) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Мащанської сільської ради:

е) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         є) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         ж) акти №1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2001 рік на 1462 справи, за 2002 рік на 1308 справ, за 2003 рік на 1392 справ, за 2004 рік на 2023 справи, за 2005-2006 роки на 1901 справу, за 2007-2010 роки на 2470 справ, за 2001-2009 роки на 1470 справ відповідно Костопільського районного суду;

         з) положення про експертну комісію:

    – Гутянської сільської ради;

    – відділу освіти Костопільської РДА;

    – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

к) положення про архівний підрозділ:

    – відділу освіти Костопільської РДА.

              – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

          л) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – районного територіального центру соціального обслуговування

                пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян

                Костопільської районної ради Рівненської області;

             – сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

             – архівного відділу Костопільської РДА.

         м) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – відділу освіти Костопільської РДА. Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

н) інструкції з діловодства:

    – Костопільської районної державної адміністрації;

    – Відділу культури і туризму Костопільської РДА;

    – Управління агропромислового комплексу Костопільської РДА;

    – Управління Державного казначейства України у Костопільському

       районі;

    – Архівного відділу Костопільської РДА;

    – Служби дітей Костопільської РДА.

7. Виконано 222 запита соціально-правового характеру.

З них: 153 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 58 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  11 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з 2017 роком загальна кількість запитів збільшилась на 73 (49%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

8. В архівному відділі були проведені екскурсії:

– для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської

ОТГ – 08.02.2018;

– для учнів 4 класу (11 чол.) ЗОШ І-ІІІ ступенів №5 – 18.10.2018;

         – для учнів 2 класу (10 чол.) ЗОШ І-ІІІступенів №4 – 18.10.2018.

9. В архівному відділі проходили практику 2 студенти:

– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс;

– Національного університету Острозька академія –ІІ курс;

10. Проведено 2 комплексних перевіряння роботи діловодної та архівної служб установ Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі та Костопільська районна спілка споживчих товариств. Керівників установ проінформовано про результати перевірки.

         Також проведено 1 огляд організації діловодства і стану збереженості документів НАФ та документів з кадрових питань у відділі освіти Костопільської РДА.

11. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питань відбору та проведення експертизи цінності документів, упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення.

Надана консультація відповідальним працівникам Костопільського відділення Рівненської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління ДФС у Рівненській області, ЦРЛ та Костопільської міської ради щодо відбору документів НАФ, проведення їх експертизи цінності для передачі до архівного відділу та внесення до акту про вилучення для знищення.

         У зв’язку з утворенням відділу освіти, молоді та спорту Малолюбашанської сільської ради (ОТГ) надано консультацію інспектору відділу  щодо розроблення положень про ЕК, архівний підрозділ та номенклатуру справ відділу.

Надана консультація відповідальним працівникам міської ради з виходом в установу щодо упорядкування бухгалтерських документів та з кадрових питань.

Надана консультація відповідальному працівнику Управління Пенсійного фонду України у Костопільському районі у зв’язку з реорганізацією щодо складання описів на документи постійного зберігання та з кадрових питань.

Надана консультація відповідальним працівникам за архів установ, документи яких прийнято на державне зберігання з питань упорядкування та описування документів. А саме:

   * Підлужненської сільської ради;

   * Малостидинської сільської ради;

   * Мащанської сільської ради.

Ця робота фіксується в журналі обліку проведеної роботи з відповідальними за ведення діловодства та архівні підрозділи підприємств, установ, організацій. У 2018 році проведено 10 навчань консультативного характеру (в т.ч. 2 – установи Списку №3).

12. До архівного відділу звернулось 9 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Звіздівська, Деражненська, Пеньківська, Яполотська, Пісківська сільські ради та Костопільська міська рада) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 147 справ за 1982-2000 роки. 3 громадянам необхідні рішення знайдено.

Завантажити (DOC, 145KB)

1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2016 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.

2. На упорядковані документи фонду Малостидинська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 140 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 16 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 23 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1996-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 43 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1993-2016 роки на 616 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 140 справ прийняті на державне зберігання.

3. На упорядковані документи фонду Мащанська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2002-2017 роки на 138 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 27 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 2002-2017 роки на 28 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1992-2017 роки на 3 справи;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2002-2018 роки на 31 справу;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 2001-2016 роки на 407 справ.

Описи та акт направлені на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

4. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 21 справа прийняті на державне зберігання.

5. Проведено перероблення опису №1 на 30 справ фонду Колгосп «Горинь», село Звіздівка за 1951-1964 роки. Опис схвалений експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

6. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Підлужненської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Малостидинської сільської ради:

в) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад.

г) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Упорядкування та описування документів Управління здійснило власними силами.

– опис №1 справ постійного зберігання за 2007-2015 роки на 58 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2007-2015 роки на 35 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області;

д) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Мащанської сільської ради:

е) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         є) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         ж) акт №1 про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2001 рік на 1462 справи Костопільського районного суду;

         з) положення про експертну комісію:

    – Гутянської сільської ради;

    – відділу освіти Костопільської РДА;

    – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

к) положення про архівний підрозділ:

    – відділу освіти Костопільської РДА.

              – відділ освіти, молоді і спорту Малолюбашанської сільської ради;

          л) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – районного територіального центру соціального обслуговування

                пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян

                Костопільської районної ради Рівненської області;

             – сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

             – архівного відділу Костопільської РДА.

         м) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – відділу освіти Костопільської РДА. Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

н) інструкції з діловодства:

    – Костопільської районної державної адміністрації;

    – Відділу культури і туризму Костопільської РДА;

    – Управління агропромислового комплексу Костопільської РДА;

    – Управління Державного казначейства України у Костопільському

       районі;

    – Архівного відділу Костопільської РДА.

7. Виконано 193 запита соціально-правового характеру.

З них: 135 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 48 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  10 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 60 (45%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

8. В архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.

9. В архівному відділі проходили практику 2 студенти:

– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс;

– Національного університету Острозька академія –ІІ курс;

10. Проведено 2 комплексних перевіряння роботи діловодної та архівної служб установ Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі та Костопільська районна спілка споживчих товариств. Керівників установ проінформовано про результати перевірки.

         Також проведено 1 огляд організації діловодства і стану збереженості документів НАФ та документів з кадрових питань у відділі освіти Костопільської РДА.

11. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питань відбору та проведення експертизи цінності документів, упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення.

Надана консультація відповідальним працівникам Костопільського відділення Рівненської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління ДФС у Рівненській області, ЦРЛ та Костопільської міської ради щодо відбору документів, проведення їх експертизи цінності для передачі до архівного відділу та внесення до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

         За звітний період проведено 10 консультацій (в т.ч. 1 – установа Списку №3).

У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).

12. До архівного відділу звернулось 9 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Звіздівська, Деражненська, Пеньківська, Яполотська, Пісківська сільські ради та Костопільська міська рада) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 147 справ за 1991-2000 роки.

1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2016 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.

2. На упорядковані документи фонду Малостидинська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 140 справ;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 16 справ;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 23 справи;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1996-2016 роки на 2 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 43 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1993-2016 роки на 616 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 140 справ прийняті на державне зберігання.

3. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Описи схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 21 справа прийняті на державне зберігання.

4. Проведено перероблення опису №1 на 30 справ фонду Колгосп «Горинь», село Звіздівка за 1951-1964 роки.

5. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Підлужненської сільської ради:

б) описи та акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ Малостидинської сільської ради:

в) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад:

г) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         д) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         е) положення про експертну комісію:

    – Гутянської сільської ради;

    – відділу освіти Костопільської РДА;

є) положення про архівний підрозділ:

    – відділу освіти Костопільської РДА.

         ж) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

             – районного територіального центру соціального обслуговування

                пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян  

                Костопільської районної ради Рівненської області;

             – сектору молоді і спорту Костопільської РДА.

         з) номенклатури справ установ списку №1 (установи, які передають документи на зберігання до архівного відділу):

              – відділу освіти Костопільської РДА. Номенклатура справ погоджена ЕПК Державного архіву Рівненської області.

6. Виконано 146 запитів соціально-правового характеру.

З них: 102 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 37 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  7 – негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 47 (49%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення. 

7. В архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.

8. В архівному відділі проходили практику 2 студенти:

– Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс;

– Національного університету Острозька академія –ІІ курс;

9. Проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.

         Проведено 1 огляд організації діловодства і стану збереженості документів НАФ та документів з кадрових питань у відділі освіти Костопільської РДА.

10. В індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питань відбору та проведення експертизи цінності документів, упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення.

Надана консультація відповідальним працівникам Костопільського відділення Рівненської об’єднаної державної податкової інспекції Головного управління ДФС у Рівненській області та ЦРЛ щодо відбору документів, проведення їх експертизи цінності для передачі до архівного відділу та внесення до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

         За звітний період проведено 6 консультацій.

У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).

11. До архівного відділу звернулось 8 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування (Звіздівська, Деражненська, Пеньківська, Яполотська, Пісківська сільські ради та Костопільська міська рада) для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 111 справ за 1991-2000 роки.

1. На упорядковані документи фонду Підлужненська сільська рада та її виконавчий комітет, юридичної особи Списку №1 – джерела формування НАФ (Національного архівного фонду), яка передає документи до архівного відділу на державне зберігання складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2018 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

Також складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

Описи та акт схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

Документи у кількості 134 справи прийняті на державне зберігання.

2. Упорядковано документи фонду Територіальні виборчі комісії з перших виборів депутатів сільських рад та сільських голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської сільських об’єднаних територіальних громад.

На документи цього фонду складено:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

Проекти описів справ направлені на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

3. ЕК (експертна комісія) архівного відділу розглянула та схвалила:

а) описи Підлужненської сільської ради:

– опис №1 справ постійного зберігання за 1998-2016 роки на 134 справи;

– опис №2 погосподарських книг за 2001-2015 роки на 43 справи;

– опис №3 нотаріальних дій за 1998-2016 роки на 26 справ;

– опис №4 земельно-кадастрових книг за 1998-2018 роки на 13 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 1998-2016 роки на 35 справ;

– акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 1994-2016 роки на 629 справ.

б) описи справ з перших виборів депутатів та голів Пісківської, Деражненської та Малолюбашанської  об’єднаних територіальних громад:

– опис №1 справ постійного зберігання за 2016-2017 роки на 15 справ;

– опис №1-к справ з кадрових питань за 2016-2017 роки на 6 справ.

в) описи ТОВ «Свиспан Лімітед»:

– опис №1 справ тривалого зберігання за 2013-2014 роки на 7 справ;

         – опис №1-к справ з кадрових питань за 2013-2014 роки на 41 справу.

         – акт про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ за 2011-2014 роки на 2358 справ.

         г) акт про вилучення для знищення документів не внесених до національного архівного фонду (НАФ) за 2011-2014 роки на 203 справи Костопільського відділення ПАТ «Рівнегаз»;

         д) положення про експертну комісію Гутянської сільської ради;

         е) номенклатури справ установ списку №3 (установи, які не передають документи на зберігання до архівного відділу):

                   – районного територіального центру соціального обслуговування

                      пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян

                      Костопільської районної ради Рівненської області;

                   – сектору молоді і спорту Костопільської РДА;

5. За 3 місяці 2018 року виконано 97 запитів соціально-правового характеру.

З них: 71 – про надання копії рішення органів місцевого самоврядування;

 22 – про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій;

  4- негативні довідки з рекомендацією звернутись за місцем знаходження документів.

У порівнянні з відповідним періодом 2017 року загальна кількість запитів збільшилась на 47 (94%). Передбачити активність громадян неможливо. Громадяни реалізовують своє конституційне право на звернення.

         08.02.2018 в архівному відділі була проведена екскурсія для учнів 6 класу (10 чол.) Данчимістського ліцею Малолюбашанської ОТГ.

         В І кварталі 2018 року в архівному відділі проходили практику 2 студенти:

         – Львівського національного університету ім. Івана Франка – ІІІ курс (з 26.01.2018 по 08.02.2018);

         – Національного університету Острозька академія –ІІ курс (з 16.02.2018 по 10.03.2018);

         В І кварталі 2018 року проведено 1 комплексне перевіряння роботи діловодної та архівної служб установи Списку №1, а саме: Управління Державної казначейської служби України у Костопільському районі. Керівника установи проінформовано про результати перевірки.

– В І кварталі 2018 року в індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архівний підрозділ структурних підрозділів апарату райдержадміністрації та сектору молоді та спорту РДА з питання внесення змін до номенклатури справ у зв’язку із внесенням змін до ЗУ «Про державну службу» (номенклатура справ доповнювалась справами з кадрових питань).

У зв’язку із запланованою передачею справ постійного зберігання управлінням Державної казначейської служби до архівного відділу керівнику установи надано консультацію з питання упорядкування справ, складання описів справ та акту про вилучення документів для знищення. Ця робота фіксується у журналі обліку проведеної роботи з відповідальними за ведення діловодства та архівні підрозділи підприємств, установ, організацій. За звітний період проведено 4 консультації (в т.ч. 1 – установа Списку №3). У зв’язку із затвердженням розпорядженням голови РДА графіка передавання документів сільських рад до архівного відділу, секретарям та головним бухгалтерам сільських рад, документи яких ще не передані до архівного відділу, надана методична допомога з питань упорядкування та описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (Деражненська, Злазненська, Головинська, Великомидська сільські ради).

         До архівного відділу звернулось 6 громадян, з проханням провести пошук рішень органів місцевого самоврядування для можливості приватизації земельних ділянок. У зв’язку з цим було переглянуто 92 справи.

Завантажити (DOC, 143KB)

Аналіз звіту про виконання плану розвитку архівної справи за 2017 рік показує, що архівний відділ виконав заплановані завдання.

В 2017 році прийнято на державне зберігання 618 одиниць зберігання при плані 310 од.зб., що складає 99% перевиконання плану. Це документи Костопільської райдержадміністрації (268 справ), Постійненської сільської ради (97 справ). Поза планом прийнято на державне зберігання документи Управління Держгеокадастру у Костопільському районі (62 справи), у зв’язку з припиненням його діяльності, як юридичної особи, Колгоспу «Правда», с.Золотолин (53 справи) та Колгоспу «Зоря» с.Жалин  (138 спр.). Документи колгоспів не були описані, описи на них не були затверджені Експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Рівненської області.

         Подано на схвалення експертно-перевірній комісії (ЕПК) Держархіву області 1312 одиниць зберігання управлінської документації при плані 354 одиниці зберігання, що складає 271% перевиконання плану. Перевиконання плану в цьому випадку досягнуто за рахунок описування документів Костопільського районного суду та Управління Держгеокадастру у Костопільському районі, колгоспів «Правда» та «Зоря», що не передбачалось планом. Документи Костопільського районного суду на державне зберігання до архівного відділу не прийняті, оскільки відповідно до вимог чинного законодавства мають зберігатись у архіві суду не менше 50-75 років.

Подано на погодження ЕПК 205 справ з особового складу при плані 60 од.зб., що 241% більше ніж передбачено планом. Перевиконання плану цих показників пов’язано також з описуванням документів Костопільського районного суду та Управління Держгеокадастру у Костопільському районі.

         ЕК архівного відділу схвалено не передбачені планом описи на управлінську документацію тимчасового зберігання на 4133 од.зб. та описи справ з кадрових питань (особового складу) на 74 од.зб. установ Списку №3.

Заплановано та перевірено 6 установ Списку №1 щодо стану діловодства та архівної справи – це сільські ради та їх виконавчі комітети.

Виконано 149 запитів соціально-правового характеру при плані 80. Передбачити активність громадян неможливо. Тому річний план з виконання запитів перевиконано на 86%. Переважали запити про надання копій рішень органів місцевого самоврядування та про підтвердження трудового стажу. Їх надійшло відповідно 119 і 17. У порівнянні з 2016 роком загальна кількість запитів збільшилась на 41 (38%). Здійснити прогноз збільшення чи зменшення кількості звернень тієї чи іншої тематики також неможливо. Громадяни використовують своє конституційне право на звернення. При умові, що в архівному відділі є у наявності запитувані документи, запити задовольняються 100%. У разі відсутності таких документів, заявнику видається негативна довідка про відсутність документів та надаються рекомендації, про можливе місцезнаходження запитуваних документів.

Переконавшись на власному досвіді, що семінари з відповідальними за ведення діловодства та архівний підрозділ установ не дають бажаного результату, тобто не підвищують рівень їх знань, архівний відділ практикує надавати методичну та консультативну допомогу в індивідуальному поряду особисто чи по телефону. В 2012-2015 роках усім установам Списку №1, а це  35 установ, була надана консультативно-методична допомога з питань діяльності архівних підрозділів.

В 2017 році в індивідуальному порядку проводились навчання та консультування осіб, відповідальних за ведення діловодства та архів 19 установ (15 із них – Списку №1). Надавалась методична допомога в розробці індивідуальної номенклатури справ, положень про архівні підрозділи та ЕК, інструкції з діловодства, паспорта архіву установи, з питання упорядкування справ, складання описів, акту про вилучення документів для знищення. Розроблені методичні заготовки Положень про ЕК та архівний підрозділ окремо установ Списку №1 та №3, Планів роботи ЕК та архівного підрозділу, про упорядкування документів, складання описів, складання паспорта установи та інші. Створено та поповнено електронну базу рішень органів місцевого самоврядування, з якими найчастіше звертаються громадяни району.

В 2017 році начальник архівного відділу залучався до проведення семінару з відповідальними працівниками приватних підприємств щодо збереження документів та передачі їх до архівної установи (Трудового архіву) у разі ліквідації підприємства. Семінар організовано Управлінням Пенсійного фонду у Костопільському районі.

         Проведена робота з розшуку відсутніх справ. В 2017 році знайдено 7 справ , що були оголошені в розшук.

Архівний відділ має достатню площу архівосховищ, які повністю укомплектовані стелажним обладнанням. Ступінь завантаження стелажного обладнання – 75%.  Функціонує протипожежно – охоронна сигналізація.

18 серпня 2017 року у приміщенні архівного відділу була організована виставка фото та архівних документів, присвячених Дню Державного Прапора України та Дню незалежності України.

09 жовтня 2017 року у приміщенні архівного відділу була організована виставка матеріалів, присвячених створенню Української Повстанської Армії та її керівника – Романа Шухевича.

Відповідно до штатного розпису, в архівному відділі працює 2 особи: начальник відділу та головний спеціаліст.

Зважаючи на викладене, можна зробити висновок, що умови для роботи у відділі створені, а працівники відділу докладають багато зусиль, щоб покращити стан розвитку архівної справи в районі. Збільшення штатної чисельності відділу до 3 одиниць суттєво прискорило б рух уперед.

В районі діє комунальна установа «Трудовий архів» (заснований, як юридична особа 13.03.2014). Кількість штатних одиниць – 3, площа архівосховищ – 150,8 м². В Трудовому архіві зберігаються 18871 справа з особового складу 170 ліквідованих підприємств. Трудовим архівом виконано 456 запитів з соціально-правових питань (1224 довідки).