Форми та інструкція щодо процедури подання запиту на публічну інформацію та її отримання
Для оформлення інформаційного запиту
  • усно: телефон (03657) 2-12-71;
  • письмово: м. Костопіль, вул. Незалежності, 7,  Костопільська районна державна адміністрація (на конверті вказати “Публічна інформація”);
  • факсом: (03657) 2-14-00;
  • електронною поштою: rda@кost.rv.ua.

Форми для подання інформаційного запиту у письмовому виді:

від фізичної особи: (зразок)

від юридичної особи: (зразок)

від об’єднань громадян: (зразок)

Форма електронного запиту на інформацію:

від фізичних, юридичних осіб, об’єднань громадян: (зразок)

Додаток

до форми запиту на інформацію

(затверджено розпорядженням

голови райдержадміністрації

від 21 січня 2015 року № 13)

 

Інструкція

щодо процедури подання запиту на інформацію та її отримання

Закон України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон) визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом, та інформації, що становить суспільний інтерес.

Публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, Визначених цим Законом.

Публічна   інформація   є   відкритою, крім випадків, встановлених законом.

Метою Закону є забезпечення прозорості та відкритості суб’єктів владних повноважень і створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.

Цей Закон не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом.

Запит на інформацію – це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні.

Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним. Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

Письмовий запит подається в довільній формі.

Запит на інформацію має містити:

1) ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

2) загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

3) підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в розпорядника інформації та на офіційному веб-сайті відповідного розпорядника.

У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа з питань запитів на інформацію, обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

Розпорядник інформації мас надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості
харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обгрунтованим.

У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обгрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

Інформація на запит надається безкоштовно.

При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

Розпорядник інформації має право відмовити в задоволенні запиту в таких випадках:

1) розпорядник інформації не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до цього Закону;

3) особа, яка подала запит на інформацію, не оплатила передбачені статтею 21 цього Закону фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком;

4) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 цього Закону.

Розпорядник інформації, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов’язаний направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.

У відмові в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:

1) прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації; 2) дату відмови; 3) мотивовану підставу відмови; 4) порядок оскарження відмови; 5) підпис.

Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовий формі.

Рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду.

Порядок складання, подання, опрацювання та розгляду запитів

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

райдержадміністрації

21.01.2015  № 13

 Порядок

складання, подання, опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації, що знаходиться у володінні  Костопільської районної державної адміністрації

1.  Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України “Про доступ до публічної інформації”, Указу Президента України від 05 травня 2011 року №547/2011 “Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації” та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Костопільська районна державна адміністрація (далі – райдержадміністрація).

1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є райдержадміністрація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання райдержадміністрацією своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні райдержадміністрації та її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до райдержадміністрації або до її структурних підрозділів в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.

1.4. У разі подання запиту до райдержадміністрації інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. У випадку подання запиту на одержання публічної інформації до структурних підрозділів райдержадміністрації, її надання здійснюється згідно з порядками (положеннями), затвердженими відповідними структурними підрозділами з урахуванням вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації” та Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547/2011 “Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації”.

Персональна відповідальність за забезпечення належного виконання вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації” покладається на керівників відповідних органів (розпорядників інформації).

1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що
надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній
формі, але обов’язково мають містити: прізвище, ім’я, по батькові (найменування – для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти,   а також номер засобу зв’язку, якщо такий є; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо; підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити працівник юридичного сектору апарату райдержадміністрації, обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пункті 1.5 цього Порядку, відповідно до пункту 4 статті 22 Закону України “Про доступ до публічної інформації” є підставою для відмови в задоволенні запиту, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним Законом термін.

1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у юридичному секторі апарату райдержадміністрації, загальному відділі апарату райдержадміністрації та на офіційному веб-сайті райдержадміністрації.

1.8. У разі надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання.

1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.

1.10. У разі якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України “Про доступ до публічної інформації”, таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України “Про звернення громадян”.

  1. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються райдержадміністрацією у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 09.00 до 18.15, у п’ятницю – з 09.00 до 17.00). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться райдержадміністрація, не приймаються протягом обідньої перерви (з 13.00 до 14.00).

2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, отримані за допомогою електронної пошти, по телефону та факсом, подані в усній формі, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються у загальному відділі апарату райдержадміністрації.

2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву  райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу райдержадміністрації, яка оприлюднюється на веб-сайті  райдержадміністрації.

2.4. У разі надходження запитів щодо надання публічної інформації на загальну електронну адресу райдержадміністрації відповідальні працівники апарату райдержадміністрації невідкладно передають такі запити засобами електронної пошти на спеціальну електронну адресу.

2.5. Запити на отримання публічної інформації, подані в усній формі та за телефоном (який оприлюднюється райдержадміністрацією у встановленому порядку), які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, оформляються працівником загального відділу апарату райдержадміністрації за формою запиту щодо  надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 1.5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту.

2.6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном до структурних підрозділів апарату райдержадміністрації, запитувача переадресовують за телефоном юридичного сектору апарату райдержадміністрації.

2.7. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою.

2.8. У разі якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації”, на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучається працівник юридичного сектору апарату райдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа. Про надання юридичного висновку – працівником юридичного сектору апарату райдержадміністрації невідкладно проставляється відповідна відмітка: “Підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації”, “Не підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 1.5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 1.5 цього Порядку не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.

3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до райдержадміністрації фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження до райдержадміністрації наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

3.3. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або  райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюються в окремій підсистемі “Запити публічної інформації”. На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній  системі, в якій, крім даних, зазначених у пункті 1,5 цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

3.4.При реєстрації в електронній системі документообігу запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

– статусом запитувача (фізична або юридична особа); громадська
організація, ЗМІ, підприємство тощо;

– територією знаходження запитувача: райони області, міста
обласного значення, інші області тощо;

– тематикою запиту;

–  способом отримання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

3.5. На прохання запитувача, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку райдержадміністрації, працівник загального відділу апарату райдержадміністрації проставляє реєстраційний номер на другому примірнику запиту, який запитувач залишає собі, або на ксерокопії.

3.6. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві загального відділу апарату райдержадміністрації.

4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, внесення пропозицій для вчинення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює працівник юридичного сектору апарату райдержадміністрації та передає першому заступнику, заступникам голови, керівнику апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

4.2. Після розгляду запити з відповідною резолюцією працівника юридичного сектору передаються до структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату (далі – структурні підрозділи), які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам райдержадміністрації негайно після накладення резолюції.

4.3. Структурні підрозділи розглядають запит та готують проект відповіді за підписом першого заступника, заступника  голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

4.4. Проекти відповідей подаються на підпис у двох примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

4.5. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати чотирьох робочих днів з дня реєстрації.

4.6. У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).

4.7. Проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у разі коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), подається на підпис першому заступнику, заступнику голови райдержадміністрації, керівнику апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

4.8. При наданні відповіді на запит електронною поштою, лист після його підписання та копії відповідних документів, що додаються до нього, скануються і надсилаються запитувачу загальним відділом апарату райдержадміністрації.

4.9. У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обгрунтовано продовжено до 20 робочих днів.

4.10. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження та у відповідності із пунктом 4.8 цього Порядку.

4.11. Керівники відповідних структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду, у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.

4.12. Після підписання у першого заступника, заступника голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень       та реєстрації, відповідь на запит із додатками передається загальному відділу апарату райдержадміністрації для невідкладного надсилання запитувачу.

  1. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації.

5.1. Відповідальні за дотримання термінів розгляду запитів та підготовки відповідей є структурні підрозділи, а також особи, визначені в резолюції керівництва райдержадміністрації, та безпосередні виконавці.

5.2. У разі порушення структурним підрозділом термінів підготовки проекту відповіді запитувачу працівники юридичного сектору апарату райдержадміністрації протягом одного робочого дня інформують про цей факт голову райдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.

Проекти розпоряджень голови райдержадміністрації, що підлягають обговоренню

Відповідно до пункту 12 Порядку проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 року № 996, проводяться консультації з громадськістю у формі публічного громадського обговорення щодо:
– проектів нормативно-правових актів, що мають важливе суспільне значення і стосуються конституційних прав, свобод, інтересів і обов’язків громадян, а також актів, якими передбачається надання пільг чи встановлення обмежень для суб’єктів господарювання та інститутів громадянського суспільства, здійснення повноважень місцевого самоврядування, делегованих органам виконавчої влади відповідними радами;
– проектів регуляторних актів;
– проектів державних і регіональних програм економічного, соціального і культурного розвитку, рішень стосовно стану їх виконання;
– звітів головних розпорядників бюджетних коштів про їх витрачання за минулий рік.

Графік прийому громадян

Прийом відвідувачів проводитьься: щопонеділка, щосереди та щоп’ятниці з 10 до 18 години у приміщенні райдержадміністрації (вул. Незалежності, 7, м. Костопіль, Рівненська обл.).

Попередній запис відвідувачів проводиться з 10 до 17 години щоденно у телефонному режимі за номером: (03657) 1-14-98 та в приміщенні райдержадміністрації (вул. Незалежності, 7, м. Костопіль, Рівненська обл., каб. № 23).

Порядок оскарження рішень розпорядника інформації або бездіяльності

Згідно з Законод України “Про доступ до публічної інформації”, відповідь на інформаційний запит має бути надано не пізніше п’яти робочих днів з дня дня отримання запиту. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обгрунтуванням такого продовження.

Відповідно до статті 23 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду.

Оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядників інформації до суду здійснюється відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України.

Робота із запитами на інформацію

За період з 10 травня 2011 року до 30 вересня 2017 року у Костопільській районній державній адміністрації зареєстровано 98 запитів на інформацію.

Кількість запитів отриманих різними засобами зв’язку:

поштою – 11;

телефоном – 0;

факсом – 0;

електронною поштою – 76;

особисто – 11.

 З них:

від фізичних осіб – 38;

від юридичних осіб – 10;

від об’єднань громадян – 45;

від засобів масової інформації – 5.

Із них: 

інформація про фізичну особу – 2;

інформація довідково-енциклопедичного характеру – 32;

інформація про стан довкілля (екологічна інформація) – 2;

інформація про товар (роботу, послугу) – 7;

науково-технічна інформація – 0;

податкова інформація – 0;

правова інформація – 0;

статистична інформація – 25;

соціологічна інформація – 0;

інші види інформації – 28.

Посадові особи, які організовують доступ до публічної інформації, що знаходиться у володінні Костопільської райдержадміністрації

Жданюк Володимир Васильович – начальник відділу юридичного забезпечення, організаційної роботи та інформаційної діяльності апарату Костопільської райдержадміністрації, тел. (03657) 2-18-99;

Кальчишина Наталія Миколаївна – начальник відділу документообігу та контролю апарату Костопільської райдержадміністрації, тел.(03657) 2-12-71, e-mail: rda@kost.rv.ua.